Dienstag, 9. August 2016

Internettelefonie & Co.: Optimiert ins Home-Office


Aufrüsten für eine verbesserte Kommunikation bei der
berufundfamilie (©berufundfamilie Service GmbH)
Arbeit in Vollzeit, in Teilzeit, im Büro, im Home-Office, von unterwegs – alle diese Wahlmöglichkeiten sind für uns als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der berufundfamilie Service GmbH ein Selbstverständnis. Ein Selbstverständnis, das von immer mehr Technik gestützt wird. In unserer Arbeit brauchen wir den fortlaufenden Austasch – ob untereinander, mit unseren Kunden, unseren Partnern oder der breiten Öffentlichkeit. Wie bewerkstelligen wir das, wenn wir an unterschiedlichen Orten sind und wie bewahrt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ihre/seine Identität als Beschäftigte/r der berufundfamilie?

Mit diesen Fragen sind wir nicht alleine. Viele Arbeitgeber sinnieren darüber, wie sie Technik sinnvoll einsetzen und die Vorteile der fortschreitenden Digitalisierung für sich nutzen können. Mit Blick auf die interne Kommunikation fragen sie sich, wie sie beim Arbeiten auf Distanz Kontaktverluste unter Kollegen bzw. zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten vermeiden. Wie gelingt es, sich weder inhaltlich noch emotional voneinander zu entfernen? Wie kann Arbeiten 4.0 tatsächlich so gelebt werden, dass die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben gefördert wird? Wie verhindert man, dass eine vermeintlich ständige Erreichbarkeit zu mehr Stress als Entlastung führt?

Kommunikationstechnik: Die Vielfalt gezielt ausschöpfen


Das mittlerweile große Angebot an technischen Kommunikationsmitteln stellt Arbeitgeber vor eine Herausforderung – sprich die Qual der Wahl. Unsere Wahl lautet bislang:

E-Mail – ein Basic!

Intranet – ja, weil u.a. ein wichtiger Wissenspool für uns.

Skype – klasse, wenn Kollegen, die an unterschiedlichen Orten tätig sind, z. B. gemeinsam ein Dokument sichten oder sich bei einem Gespräch über die Distanz einfach mal sehen möchten.

Telefon – aber sicher doch! Die Digitalisierung der Fernsprechfunktion bringt einen wesentlichen Vorteil mit sich: Wer zu Hause oder ggf. von unterwegs aus seiner Arbeit nachgeht, telefoniert mit seiner gewohnten Büronummer. Mit der Internettelefonie entsteht also eine größere Unabhängigkeit vom Ort. Ein Faktor, der ganz klar auf die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben einzahlt.

Wir haben uns bereits eine Weile in der IP-Telefonie ausprobiert. Jetzt haben wir um- bzw. aufgerüstet und damit die Technik unseren Bedürfnissen stärker angepasst.

Und das ist jedem Betrieb zu empfehlen: Eruieren, welche Kommunikationstechnik die eigene Arbeit und die Arbeitsweise tatsächlich unterstützt. Nicht jedes Unternehmen braucht jede Art von Kommunikationsmittel und nicht zwingend die allerneuste Technik – schon gar nicht, um die Beschäftigten zur fortlaufenden Arbeit anzuhalten.

Digitalisierung: Personelle Belastbarkeitsgrenzen nicht überschreiten


Eine aktuelle Studie der pronova BKK deckt auf, dass sich drei von zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch eine ständige Erreichbarkeit oder auch durch eine Rufbereitschaft nach Feierabend gestresst fühlen.[1] Da das nicht das Ziel der fortschreitenden Technisierung sein sollte, müssen auch weiterhin Rahmenbedingungen definiert bleiben und eingehalten werden: Arbeitszeiten in Absprache und Ruhephasen gehören eindeutig dazu.

Und noch etwas: Die Beschäftigten müssen die Technik auch beherrschen können. Kommunikationsmittel funktionieren schließlich nur so gut, wie ihre Verwender mit ihnen umgehen können.


[1] Arbeitnehmerbefragung „Betriebliches Gesundheitsmanagement 2016“ der pronova BKK, März 2016, http://www.pronovabkk.de/presse/stu-di-en-der-pro-no-va-bkk/studie-betriebliches-gesundheitsmanagement-2016-f18693cc5397bb29#

Kommentare:

  1. Ich denke, was auch ganz wichtig für die Arbeit im Home-Office ist, ist eine effektive Zeiterfassung. Meine Partner und ich benutzen dafür zum Beispiel diese Software: http://www.gecosoft.at/zeiterfassung/
    Sie ist ziemlich übersichtlich und ansonsten könnten wir unmöglich darauf achten wer wie viel geleistet hat und noch zu leisten hat. Ist meiner Meinung nach ein "essential" für Home Office Arbeit :)

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  2. Eine Zeiterfassung kann wichtig sein. Wenn aber ein ergebnisorientiertes Arbeiten möglich ist, dann ist das meistens für eine Zusammenarbeit auf Distanz die bessere Wahl. Generell sollte man eher keinen oder nur geringen Unterschied zwischen der Erfassung der Arbeitsleistung machen, die als Präsenz erbracht wird oder die auf Distanz geleistet wird.

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