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Mittwoch, 16. August 2017

BAFzA im Dialog – Über die Teilnahme an dem neuen Auditierungsverfahren


Wegweisend für die familien- und lebensphasenbewusste Personalpolitik:
Das BAFza im Dialogverfahren zum audit berufundfamilie
(© BAFzA)


Beitrag
Lydia Jansen und Monika Kessler
Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben,
Kompetenzzentrum Beruf und Familie


 
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) erhielt 2007 zum ersten Mal das Zertifikat zum audit berufundfamilie. Und dort hat es einen besonderen Stellenwert, denn: Im Bundesamt wird das audit berufundfamilie durch das Kompetenzzentrum Beruf und Familie (KBF) koordiniert. Das KBF wurde im Januar 2013 als sichtbare konsequente Entwicklung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie nach innen und außen implementiert. Der regelmäßige Jour fixe mit der Leitung des Bundesamtes garantiert den notwendigen Informationsfluss und die Abstimmung der Vorgehensweise. Zur Umsetzung des audit wurde von Anfang an eine Arbeitsgruppe (AG) audit berufundfamilie gegründet. In der AG sind die Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte, Personalentwicklung, das Personalmanagement und das Betriebliche Gesundheitsmanagement vertreten.

Erfahrung in den Dialog eingebracht


Nach erfolgreichem Durchlaufen der Re-Auditierung Optimierung und der Re-Auditierung Konsolidierung bot sich nun Anfang des Jahres 2016 die Möglichkeit für die nächste Auditierungsstufe an einem Piloten teilzunehmen.

Die berufundfamilie Service GmbH wollte einen neuen Weg einschlagen und langjährig engagierten Unternehmen, Institutionen und auch Hochschulen statt des bisherigen Re-Auditierungsverfahrens Sicherung ein spezieller auf ihre Bedarfe zugeschnittenes, verschlanktes Verfahren anbieten. Ausgesuchte Arbeitgeber wurden eingeladen, die Entwicklung zu begleiten. Schnell war klar, das BAFzA möchte das neu ausgerichtete Verfahren testen. Und schon bei der Namengebung wirkte das Bundesamt mit: „Dialogverfahren“ schien uns für den Prozess passend, der auf die eigenverantwortliche Steuerung, Gestaltung und auch Weiterentwicklung der familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik durch den Arbeitgeber setzt. 

Per Dialog mitten ins Verfahren


Schritt für Schritt arbeiteten wir uns in den neuen Prozessverlauf ein, in enger Abstimmung mit der Behördenleitung und der Arbeitsgruppe audit berufundfamilie. Unsere Auditorin, Elke Hömske, stand uns dabei immer unterstützend zur Seite.

Wir legten die Basis, indem wir zunächst den 2. Bericht für die Re-Auditierung Konsolidierung erstellten, den Status Quo aktualisierten und die strategischen Vorgaben anpassten. Dann nahmen wir die erste Neuerung „die Selbsteinschätzung“ in Angriff. Dabei ging es im ersten Teil darum, die Weiterentwicklung in den Handlungsfeldern zu beschreiben und im zweiten Teil darum, die familien- und lebensphasenbewusste Personalpolitik im Hinblick auf Institutionalisierung, Durchdringung, Kultur und Steuerung zu bewerten. Wir entschieden uns dafür, dass jedes Mitglied der AG audit berufundfamilie seine persönliche Selbsteinschätzung vornehmen solle. Die Ergebnisse fielen unterschiedlich aus und führten dazu, dass sich die AG tiefergehend mit der Entwicklung der familienbewussten Personalpolitik seit Einführung des audit berufundfamilie und dem aktuellen Ist-Zustand auseinandersetzte. Die angeregte Diskussion zeigte, wie ernsthaft sich jeder mit der Selbsteinschätzung auseinandergesetzt hatte. Gleichzeitig führte dies in der AG dazu, dass allen klar wurde, wo künftig noch Handlungsbedarfe bestehen. Wir waren bereits mitten im Verfahren. Die Ergebnisse wurden als Gesamtergebnis in der Selbsteinschätzung zusammengefasst.

Nun stand die zweite Neuerung im Verfahren an, der Dialogtag, dessen Format frei gewählt werden kann. Wir entschieden uns für einen Führungskräfteworkshop. Dieser diente dazu, Handlungsbedarfe zu erarbeiten. Basierend auf vier Säulen – Beruf, Familie, Gesundheit, Karriere – entstanden konkrete Umsetzungsschritte. Ziel dieser vielen kleinen Schritte ist es, das bereits Erworbene zu sichern. Aber auch perspektivisch die eingeführten Instrumente der Vereinbarkeit den neuen Herausforderungen auch mit Blick auf die Digitalisierung immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen. Am selben Tag fand auch das Managementgespräch mit der Behördenleitung statt. 

Die Umsetzungsschritte aus dem Dialogtag wurden eins zu eins in dem Handlungsprogramm, die dritte Neuerung, niedergeschrieben. Zu vier Themen – Information und Kommunikation, Führung, Arbeitsorganisation und Organisationsstruktur – wurde jeweils ein Ziel formuliert. Die Umsetzungsschritte wurden den vier Säulen zugeordnet und diese dann den entsprechenden Themen.



Das BAFzA gestaltet die Vereinbarkeit
von Beruf, Familie und Privatleben
weiter – mitten im Generationen-
wechsel (© BAFzA)

Zertifikat mit dauerhaftem Charakter


Am 21.09.2016 reichten wir bei der berufundfamilie Service GmbH die Dokumentation, bestehend aus Status Quo, strategischen Vorgaben, kommentierter Selbsteinschätzung durch die Auditorin, das durch Behördenleitung unterzeichnete Handlungsprogramm sowie dem Kurzportrait, ein. Am 31.10.2016 wurde dem BAFzA das Zertifikat nach erfolgreichem Dialogverfahren erteilt. Das Zertifikat hat einen dauerhaften Charakter – die Belohnung für eine konstante Verfolgung und Weiterentwicklung der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben.

Selbst in Zeiten des Changemanagements wurde die Vereinbarkeit automatisch in alle Entscheidungen mit einbezogen. Die komplette Umstrukturierung unserer Behörde in den Jahren 2010 bis 2012 war für alle Beteiligten arbeitsintensiv und herausfordernd. Wir alle zusammen haben es geschafft. Das Bundesamt hat sich von einer klassischen Eingriffsverwaltung hin zu einer Dienstleistungsbehörde entwickelt

Gewappnet für die Zukunft


Gerade diese Zeit hat dazu beigetragen, auch neue ungewöhnliche Lösungen auszuprobieren und um diese anschließend fest zu etablieren.

Die Teilnahme an dem Pilotverfahren war daher eine Aufgabe, die wir gerne mitgestaltet haben. Seit der Umstrukturierung lautet unser Motto: „Flexibilität und offen sein für Neuerungen.“

Das jetzige Dialogverfahren ist ein abgespeckter Auditierungsprozess. Eine kompakte Dokumentation und ein Dialogtag alle drei Jahre dienen der Sicherung der Qualität. Die eigenverantwortliche Steuerung und Gestaltung der Vereinbarkeit nehmen wir gerne an. Offensichtlich ist, dass die „Evergreens“ in einem Handlungsprogramm immer die Themen „Information und Kommunikation“, „Führung“ und „Organisation/Wissensmanagement“ sein werden.

Das Bundesamt steckt mitten in der Gestaltung des Generationenwechsels. In den nächsten zwei bis fünf Jahren wird fast die komplette Führungsspitze ausgewechselt sein und auch die jungen Führungskräfte müssen immer wieder an diese Themen herangeführt und unterstützt werden in der Ausübung und Anwendung.

Ein großer Dank gilt dem gesamten Team der berufundfamilie Service GmbH. Die Zusammenarbeit gestaltete sich unkompliziert und höchst effektiv. Unseren Vorschlägen und Wünschen wurde nach einem kurzen internen Abstimmungsprozess immer Rechnung getragen. Danke hierfür an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der berufundfamilie Service GmbH.


Mittwoch, 29. März 2017

Mitarbeiterbefragung: Wieso? Weshalb? Warum?... (Teil 2)

Der 2. Teil des Blogbeitrags von Patrick Frede zur Mitarbeiterbefragung beginnt mit folgender Frage:

 

Erzeuge ich nicht eine Erwartungshaltung?


Enger Zusammenhang: Arbeitgeber-
attraktivität und Vereinbarkeit von
Beruf, Familie und Privatleben
(©berufundfamilie Service GmbH)
Wir haben eine gute und eine positive Nachricht für Sie. Welche wünschen Sie zuerst?

Ja, auf jeden Fall erzeugen Sie Erwartungen. Und das ist in der Tat gut, denn das zeigt, dass sie mit einer Mitarbeiterbefragung nicht nur etwas erheben und die Sichtweise der Beschäftigten abholen, sondern eben auch aktiv etwas an diese kommunizieren. Nämlich, dass Ihnen die Themen, die Sie abfragen wichtig sind, dass diese Bedeutung und Gewicht haben. Und daraus entsteht natürlich eine Erwartungshaltung. Dies zu leugnen wäre fatal.

Die positive Nachricht ist, dass sich die zentrale Erwartungshaltung von Befragten (und häufig auch von denen, die nicht teilnehmen) nicht darauf bezieht, dass nun jeder abgefragte Aspekt eine unmittelbare Umsetzung nach sich zieht. Vielmehr entsteht bzw. besteht bei Beschäftigten die Erwartung, dass sie sich als Organisation, als Unternehmen, als Personalabteilung und/oder als Verantwortliche/r aktiv verhalten. Das bedeutet: Erfolgreiche Befragungsprozesse haben einen guten Anschlussprozess. Ergebnisse werden ehrlich und transparent dargestellt und aufgezeigt, wie diese in die weitere Gestaltung von organisatorischen und personalpolitischen Prozessen eingehen. Dies sollte schon bei der Entscheidung für und der Planung einer Mitarbeiterbefragung beachtet werden. Das Nachher sollte Vorher gedacht werden.

Wann ist eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll?


Ganz allgemein gesagt: Eigentlich immer, wenn sie etwas wissen wollen! Und auch wenn sich die Praxis sicherlich nicht ganz so einfach darstellt, bildet diese Antwort doch einen zentralen Punkt ab. Eine Mitarbeiterbefragung sollte mit einem Anlass verbunden sein oder als Ausgangspunkt für Entwicklung dienen. Sie sollten sich also selbst die Frage stellen: „Wofür benötige ich die Ergebnisse?“ Denn Ihre Beschäftigten werden offen oder unausgesprochen genau diese Frage stellen.

Ein bekannter Spruch lautet: „Trau keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast.“ Wie manipulativ ist denn eine Mitarbeiterbefragung?

Letztlich steckt auch hinter dieser plakativen Provokation ein Auftrag für einen gesamten Prozess. Nicht allein die Statistik ist entscheidend, denn diese ist zunächst nur totes Datenmaterial. Sie wird erst mit Leben gefüllt, wenn sie mit Annahmen, Haltungen und Theorien verbunden und damit interpretiert wird. Und genau diese sollten von vorneherein einen prominenten Platz im Prozess einnehmen. Sie gehören in eine gründliche Vorbereitung mit den Initiator*innen und wesentlichen Stakeholder*innen einer Befragung. Eine gute Befragung benötigt also Hypothesen und Fragestellungen, die hinter den eigentlichen Fragen stehen. Diese bilden die Basis für eine spätere Interpretation der Befragungsdaten.

Wie verhält sich die Mitarbeiterbefragung zum audit berufundfamilie?


Einen elementaren Bestandteil des audit berufundfamilie bildet die Beteiligung der Beschäftigten. In den Prozessschritten erhalten Beschäftigte unterschiedlicher Gruppen und Hierarchieebenen die Möglichkeit, inhaltlich auf den Entwicklungsprozess der Organisation einzuwirken. Dies geschieht über ein Repräsentationsprinzip, so dass stets ein Teil der Beschäftigten persönlich beteiligt ist. Mit einer Mitarbeiterbefragung schaffen Sie die Möglichkeit, dies zu ergänzen und eröffnen allen Beschäftigten die Chance, Einfluss zu nehmen, indem ihre Sichtweise, ihre Meinung und auch ihr Bedarf erhoben werden kann.

Im Rahmen des audit berufundfamilie ergeben sich einige Schnittstellen oder Anlässe, zu denen eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll sein kann:

  • Vor einer Auditierung, um einen breiten Eindruck für die Bewertung und Zielsetzung zu gewinnen
  • Während der Umsetzungsphase einer Zielvereinbarung, um eine Zwischenbewertung und weitere Ausrichtung zu ermöglichen
  • Zum Ende der Umsetzungsphase und vor einer Re-Auditierung, um Veränderungen sichtbar zu machen und Input und Orientierung für die Re-Auditierung zu generieren

Dem richtigen Timing kommt aufgrund vorhandener und intendierter Dynamiken und Entwicklungen innerhalb der Organisation Bedeutung zu.

Welche Eckpunkte können abschließend festgehalten werden?


Für uns bedarf es eines Gesamtprozesses, in den eine Mitarbeiterbefragung eingebettet ist. Dieser lässt sich auf drei wesentliche Elemente reduzieren:
  • Fundierte Vorbereitung
  • Passende Befragungsformate
  • Guter Anschlussprozess


Auditor Patrick Frede
(©berufundfamilie
Service GmbH)


Patrick Frede ist Diplom-Soziologe, Diplom-Sozialpädagoge und Auditor für das audit berufundfamilie und das audit familiengerechte hochschule. Er ist ausgebildeter Coach der Wirtschaft, Fachkraft für Personalwesen sowie Organisationsentwickler. Die Konzeption und Durchführung von Befragungsprojekten in Organisationen stellt einen Teil seiner Arbeit dar. Er ist verheiratet und hat zwei Söhne.







Und nun?


Die berufundfamilie Service GmbH hat ein Befragungsinstrument entwickelt, das die aufgezeigten Elemente umfasst. Sie wollen wissen wie wir das angehen? Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Fragen: berufundfamilie Service GmbH, Barbara Herbst, Tel.: 069 7171333-151, b.herbst@berufundfamilie.de

Sie und Ihre (geplante) Mitarbeiterbefragung - Kennen Sie Teil 2 unserer Umfrage dazu? Einfach hier klicken.