Digital Onboarding: Remote von Anfang an die Arbeitgeberattraktivität stärken

Aktuell kaum denkbar: Onboarding in Präsenzarbeit als Team (©Mimi Thian on Unsplash)

Wie neuen Beschäftigten in diesen Zeiten einen guten Start in den neuen Arbeitsalltag ermöglichen? Ein paar Tipps wie Onboarding-Prozesse auch digital erfolgreich laufen und diese direkt auf die Arbeitgeberattraktivität einzahlen können, finden Sie hier.

Corona macht es nötig und hat ihm daher einen Schub gegeben: Digital Onboarding für Neuankömmlinge in Organisationen. Dennoch führten bislang nur einige wenige Unternehmen laut einer Umfrage der Verlagsgruppe Haufe unter 550 Personalverantwortlichen Digital Onboarding ein.[1] Die Folgen verblüffen kaum: schwierigere Einarbeitung und fehlende Vernetzung mit Kolleg*innen. Nicht verwunderlich, dass 77 % der Personalverantwortlichen in der Umfrage angaben, sie sehen bei Onboarding-Maßnahmen noch Steigerungspotenzial.[2] Denn es bietet Zusatzchancen: Bereits hier hat der Arbeitgeber viele Möglichkeiten, seine Arbeitgeberattraktivität zu verdeutlichen und Personal von Anfang an sich zu binden.

Zum Verständnis: Wie in der Präsenzeinarbeitung kommt es auch beim Digital Onboarding neben der*dem neuen Beschäftigten auf Führungskraft und das (neue) Team an. Das Onboarding unter Remote-Bedingungen erfordert allerdings neue Wege und besonders viel Führungsgefühl. Das klingt extrem herausfordernd. Aber es gibt gute Nachrichten: Schon kleine Gesten können viel bewirken. Wir haben hier ein paar Tipps zusammengestellt, wie Onboarding auch remote zu einer gelungenen Erfahrung werden kann.

Wertschätzung zeigen

Beim Digital Onboarding besteht die Herausforderung darin, dem neuen Teammitglied zu zeigen, dass sie*er (wieder) willkommen ist. Das ist durchaus Erfindungsreichtum gefragt. Eine Idee ist, eine Videobotschaft aufzunehmen, an der die gesamte Abteilung mitwirkt. Dadurch weiß die neue Person auch direkt, wer alles Teil des Teams ist und wen sie*er ansprechen kann.

Wenn es sich um eine größere Institution handelt, fängt womöglich eine Vielzahl von neuen Beschäftigten an. Hier eignen sich virtuelle „Welcome Weeks“, bei denen die verschiedenen Abteilungen durch Kolleg*innen vorgestellt werden. Diese Aktion hat einen erfreulichen Nebeneffekt: Es gelingt nicht nur eine Vernetzung der neuen Mitarbeitenden untereinander. Welcome Weeks stärken das Gemeinschaftsgefühl aller Beschäftigten und zahlen somit positiv auf das Betriebsklima ein. 

Auch Onboarding Apps mit relevanten Informationen (z.B. Lageplan der Kantinen, Supportnummern bei technischen Problemen, Ansprechpersonen in der Personalabteilung etc.) können sehr hilfreich sein. Das Personal bekommt so einen Einblick in die Vor-Ort-Gegebenheiten und Services sowie organisationale Abläufe.

Digital Onboarding als Teamaufgabe

Digital Onboarding stellt auch für das Team eine Herausforderung dar. Besonders zu Beginn kann es daher sinnvoll sein, regelmäßige Videokonferenz-Termine zur Strukturierung einzustellen. Denn gerade bei vermehrter Arbeit im Home-Office kann es vorkommen, dass die*der Beschäftigte sonst allein im heimischen Büro versauert und unter dem Radar des Teams verschwindet, das mit den alltäglichen Aufgaben beschäftigt ist. Hilfreich kann für neue Mitarbeitende hier auch einen „Buddy“ als feste Ansprechperson sein.

Für ein gelungenes Digital Onboarding ist zudem die Führungskraft entscheidend. Auch die Führungskraft sollte regelmäßige Video-Konferenzen mit dem neuen Teammitglied durchführen, um den aktuellen Stand der Einarbeitung zu besprechen, also Feedback zum Onboarding-Prozess einzufordern, aber auch persönliche Belangen einen Raum zugeben. Gerade in Zeiten von Corona, die eine Reihe an Vereinbarkeitsthemen birgt, sollte eine Führungskraft als erste Ansprechperson agieren, die familien- und lebensphasenbewusste Lösungen auch auf die Ferne gemeinsam mit Beschäftigten sucht. Das gilt auch für Neuankömmlinge. Denn: Die Anfangszeit ist entscheidend für den Aufbau eines offenen, konstruktiven Verhältnisses. Wer also hier proaktiv Angebote mit Blick auf die Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen nochmals in den Blick nimmt, kann sich als Führungskraft einen Vertrauensbonus erarbeiten.

Übrigens: Nicht nur neuen Beschäftigten sollte ein umfassendes digitales Onboarding geboten werden: Beschäftigte, die nach langer Krankheit oder Elternzeit zurückkommen, sollte man ebenfalls nicht aus den Augen verlieren. Die Wichtigkeit eines Reboardings wird hier oftmals verkannt, da angenommen wird, dass die Person die Organisation bereits kennt. Doch Organisationen befinden sich in einem ständigen Wandel, Aufgabenprofile, Prozesse und Standards entwickeln sich stetig. Somit ist es auch hier notwendig, den Wiedereinsteigenden durch regelmäßige Termine oder Möglichkeiten zur digitalen Weiterbildung zu zeigen, dass eine Rückkehr für beide Seiten ein Gewinn darstellt. Besonders beim Reboarding kann ein gescheiterter Einarbeitungsprozess einen erheblichen Imageverlust verursachen, da der*die Beschäftigte intern gut vernetzt sein könnte.

Digital Onboarding als zukunftsfähiges Modell

Auch wenn die Coronapandemie irgendwann vorbei sein wird, heißt dies nicht, dass alle Beschäftigten – inklusive Führungskräfte – automatisch wieder zurück in die Büros strömen werden. Gerade Arbeitskräfte, die jetzt auf den Markt strömen und auch jene die bereits Erfahrung mit hybriden Arbeitsmodellen gemacht haben, werden diese Möglichkeiten der Flexibilisierung bei einem familien- und lebensphasenbewussten Arbeitgeber voraussetzen. Wenn also bereits etablierte Prozesse zum Digital Onboarding bestehen, durch die sich die Beschäftigten auch verstanden fühlen und die von den Teams bewerkstelligt werden können, haben Arbeitgeber einen Wettbewerbsvorteil.

 

 

[1] https://www.managerseminare.de/ms_Artikel/Neueinstellungen-in-Pandemie-Zeiten-Digitales-Onboarding-faellt-vielen-Unternehmen-s,281133

[2] ebd.