School’s out… – Tipps für die betriebliche Ferienprogrammplanung

Betrieblich unterstützte Ferienprogramme: Gute Investition in die Zufriedenheit beschäftigter Eltern (©deathtothestockphoto.com)

„Stell Dir vor, alle haben Ferien und keiner kommt zur Arbeit…“ Ganz so weit wird es vermutlich nie kommen. Soll der Betrieb reibungslos laufen und einem personellen Engpass während der Schulferienzeiten vorgebeugt werden, braucht es allerdings pfiffige Maßnahmen. Dazu zählen Ferienprogramme. Welche grundlegenden Fragen sich Arbeitgeber stellen sollten, um zu dem passenden Programm zu finden, erklären wir in diesem Blog.

Durchschnittlich 29 Tage Urlaub von Beschäftigten stehen sechs Wochen Sommerferien, ein bis zwei Wochen Herbst- und Weihnachtsferien sowie zwei Wochen Osterferien gegenüber. In manchen Bundesländern kommen sogar noch schul- und betreuungsfreie „Wintertage“ dazu. Ergo: Der Jahresurlaub reicht bei weitem nicht aus, um die Schließzeiten von Schulen und Betreuungseinrichtungen in den gesamten Ferien abzudecken. Eltern sehen sich oft gezwungen, abwechselnd Urlaub zu nehmen, damit die Betreuung der Kleinen gewährleistet ist. Nicht nur für die Familie eine Herausforderung – auch Arbeitgeber sehen sich jedes Jahr zu den großen Ferien mit Unterbesetzungen der Abteilungen konfrontiert.

Viele Arbeitgeber bieten daher ein Ferienprogramm für die Kinder ihrer Beschäftigten an. Doch welches ist das Richtige?

Fünf idealtypische Modelle der betrieblich unterstützten Ferienbetreuung lassen sich herausfiltern. Allerdings: In der Praxis werden diese Modelle oft mit einander verwoben Entscheidend für die finale Gestaltung der Lösungen sind sowohl Ausmaß des Bedarfs an Ferienbetreuung als auch zu Verfügung stehendes Personal und Budget.

Als Hilfestellung gibt die berufundfamilie Arbeitgebern Leitfragen zu den einzelnen Modellen an die Hand. Die Fragen unterstützen dabei, sich einzelne Aspekte der Ferienprogrammplanung bewusst zu machen und auf dieser Basis eigene passgenaue Lösungen zu entwickeln.

Modell 1: Planung eines eigenen betriebsinternen Ferienprogramms

• Sind geeignete Räumlichkeiten (auf dem eigenen oder angemieteten Gelände) vorhanden?
• Gibt es genügend Betreuungspersonal und sind Versicherungsfragen geregelt? 
• Sind Verpflegung, adäquates Spielzeug und weitere notwendige Materialien vorhanden? 
• Sind die Kosten gedeckelt? 
• Wie sieht das Programm im Detail aus? 
• Gibt es ein Bildungsangebot, z.B. ein Wissenswettbewerb?

Modell 2: Ferienprogramm in Kooperation mit einem anderen Arbeitgeber oder einer Institution

• Besteht die Möglichkeit, mit der Kommune, einem lokalen Verein, einer kirchlichen Organisation oder einem Wohlfahrtsverband ein spezielles für den Betrieb besonders geeignetes Ferienprogramm zusammenzustellen?
• Welche Rolle übernimmt der Arbeitgeber (Sponsoring, Kostenübernahme), welche der andere Partner? 
• Welche Kosten fallen an? 
• Kann gegebenenfalls ein subventioniertes Programm genutzt werden? 
• Gibt es einen anderen Arbeitgeber in der Nähe, mit dem gemeinsam ein Ferienprogramm ins Leben gerufen werden kann? 
• Falls ja, welcher der Arbeitgeber übernimmt die Verantwortung für das Programm, wer hat welche Aufgaben und wie wird dies organisiert? 
• Soll zudem ein externer Dienstleister hinzugebucht werden?

Modell 3: Einklinken in ein bestehendes Ferienprogramm anderer Institutionen

• Welches Ferienprogramm welcher Institution eignet sich, um sich als Arbeitgeber anzuschließen?
• Passen die Öffnungszeiten des Programms und das Alter der teilnehmenden Kinder auf die Bedürfnisse der Beschäftigten? 
• Wie genau sieht die Kostenbeteiligung aus – über Sponsoring, Kostenübernahme einzelner Programmpunkte oder der Verpflegung? 
• Kann mit der Hinzugewinnung eines anderen Unternehmens eine höhere Zahl der teilnehmenden Kinder erreicht und damit eine Kostenreduktion erreicht werden?

Modell 4: Einschalten eines externen Dienstleisters zum Zwecke der Betreuung

• Ist es aus zeitlichen und organisatorischen Gründen besser, die Planung und Durchführung der Ferienbetreuung an einen externen Dienstleister zu übergeben?
• Sind die Kosten für einen externen Anbieter tatsächlich höher als bei eigener Organisation?
• Wie transparent sind die Kosten des Dienstleisters? 
• Können die Kosten über mehrere Jahre getragen werden? 
• Kann gemeinsam mit einem anderen Arbeitgeber ein Dienstleister beauftragt und damit Kosten gesenkt werden?

Modell 5: Unterstützung der Beschäftigten bei der Suche nach Ferienbetreuungsangeboten

• Welcher Aufwand besteht darin, externe Ferienbetreuungsangebote zu listen?
• Wer ist zuständig und Ansprechpartner*in für interessierte Beschäftigte? 
• Reichen die externen Angebote aus, um den Bedarf an Betreuung zu decken? 
• Decken die Öffnungs- bzw. Angebotszeiten die Freizeiten der Kinder der Beschäftigten tatsächlich ab? 
• Ist eine finanzielle Unterstützung der Beschäftigten bei der Nutzung externer Angebote möglich? 
• Kann ggf. ein Vermittlungsservice eingeschaltet werden, der Beschäftigte bei der Suche nach passenden Angeboten unterstützt?

Unser Geschäftsführer Oliver Schmitz erläutert dazu: „Schon die Vermittlung von Betreuungsangeboten stellt eine wesentliche Entlastung für beschäftigte Eltern dar. Maßnahmen zur Ferienbetreuung müssen also nicht kostenintensiv oder organisatorisch aufwendig sein. Die Prämisse bleibt aber: Eltern müssen ihre Kinder gut versorgt wissen und beruhigt ihrer Arbeit nachgehen können. So lassen sich Ausfälle weitestgehend vermeiden. Und Ferienprogramme bewirken oft noch mehr: Sie können – je nach Modell – die Kooperation und Vernetzung mit Institutionen oder anderen Arbeitgebern fördern, sie zahlen auf die Corporate Social Responsibility des Arbeitgebers ein und sind ein Aspekt, der sich in der Öffentlichkeitsarbeit rund um die familien- und lebensphasenbewusste Ausrichtung des Arbeitgebers ideal platzieren lässt.“