Wiederholungstag, Wiederholungstag…

1/3 der jährlichen Arbeitszeit ist Routine (©pixabay.com)

Am heutigen Wiederholungstag, schauen wir mal nach, wie viel Routine in unserer Arbeit steckt.

Routine, das ist die regelmäßige Wiederholung einer bestimmten Handlung oder ein typisches Verhaltensmuster. Oft ist das gar nicht unsinnig, z.B., wenn es sich um das Zähneputzen handelt. So antworteten Dreiviertel der Erwerbstätigen auf die Frage von Splendid Research, was sie an einem Arbeitstag nach dem Aufstehen tun, dass sie sich die Zähne putzen.[1] Das ist doch eine gesunde Sache! Aber Routine kann erfahrungsgemäß auch ungesund sein. Dabei kommt Routine einem „zu viel“ gleich – etwa zu viel Schlaf, zu viel Kaffee… 

Routine – zeitintensiver als man denkt

Was machen die Beschäftigten nach dem morgendlichen routinemäßigen Zähneputzen? Sind sie in ihrer Arbeit frei von jeglicher Wiederholung? Wohl eher nicht. Laut Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) Köln erledigen Beschäftigte sogar immer mehr Routinearbeiten.[2] Während vor 40 Jahren 18 % der Akademiker angaben, häufig Routineaufgaben nachzugehen – wie etwa die regelmäßige Pflege von Datenbanken und die Überprüfung von Fertigungsmaschinen –, waren es 2012 (Aus diesem Jahr stammt die jüngste IW-Befragung von Erwerbstätigen dazu) 23 %. Bei den Erwerbstätigen ohne Berufsabschluss stieg die Quote der Routinearbeiten von 54 % (1979) um 10 Prozentpunkte auf 64 % (2012).

Auch die Untersuchung des DJS Research Ltd aus dem Jahr 2017 zeigt: Beschäftigte verbringen etwa ein Drittel ihrer jährlichen Arbeitszeit mit Routineaufgaben.[3]

Die gemeinsame Befragung der Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM), der Hays AG und des Beratungsunternehmens PAC unter über 1.200 Fach- und Führungskräfte im deutschsprachigen Raum untermauert die Allgegenwärtigkeit von sich wiederholenden Tätigkeiten[4]: Die sogenannten Wissensarbeiter bringen über ein Drittel (36 %) ihrer Arbeitszeit für Routinearbeiten auf. Weitere 36 % ihrer Arbeitszeit investieren sie in wissensbasierte Tätigkeiten, in die Lösung komplexer Probleme hingegen nur 29 %. 

Raus aus der Routine – mehr Zeit für Team, Kreativität & Co.

Etwas routiniert zu tun, bedeutet, nach festen Vorgaben oder selbstangeeigneten Abläufen zu handeln. Das gibt in der Regel Sicherheit. Wer viel kreativ unterwegs ist, braucht zum Ausgleich oder auch Entschleunigung manchmal routinemäßige Tätigkeiten. Zu viel Routine birgt allerdings auch die Gefahr der nachlassenden Konzentration bis hin zur Fehleranfälligkeit. Ganz zu schweigen vom Spaß, der bei sich allzu oft wiederholenden Tätigkeiten auf der Strecke bleibt.

Die Arbeitsmanagement-Plattform Wrike hat bei deutschen Beschäftigten nachgefragt, inwieweit sie sich Entlastung bei Routinearbeiten im Büro wünschen.[5] Und siehe da: 85 % der Büroarbeitenden würden gerne „entroutiniert“ werden – insbesondere bei Dateiverwaltung und -dokumentation, gefolgt von sich wiederholenden Prozessen und Arbeitsabläufen sowie das Kopieren von Informationen zwischen Systemen.

Und es gibt triftige Gründe für den Wunsch nach Eindämmung der Wiederholungstätigkeiten: Jede/r vierte Bürobeschäftigte in Deutschland, Frankreich und Großbritannien meint, 25 % mehr pro Woche leisten, wenn es die entsprechende Entlastung gäbe. Sogar bis zu 50 % mehr leisten zu können glauben 23 %. Möglich wäre dies durch Technologie, die die Automatisierung von Routineaufgaben bewerkstelligt. Allerdings haben derzeit nur 7 % befragten Unternehmen eine unternehmensweite Automatisierungsstrategie bzw. planen eine Umsetzung innerhalb der nächsten 12 bis 14 Monate. Immerhin 38 % der Unternehmen verfügen aber über eine Automatisierungsstrategie für einzelne Bereiche.

Digitalisierung also als Routine-Killer und Raumschaffer für anderes? Das würde vor allem das mittlere Management und Teamleiter*innen willkommen heißen, denn 38 % der Führungskräfte würde die dank Reduzierung der Routinetätigkeiten frei gewordene Zeit für das Management des Teams nutzen, 35 % für kreative Prozesse und 28 % für die Kundenkommunikation.


[1] https://www.splendid-research.com/de/statistiken/item/umfrage-morgenaktivitaeten-der-deutschen.html
[2] Vgl. https://www.personalwirtschaft.de/der-job-hr/arbeitswelt/artikel/durch-die-digitalisierung-nehmen-routinetaetigkeiten-bei-akademikern-zu.html
[3] https://sap-b1-blog.com/studie-zu-viel-zeit-fuer-routine-arbeit/
[4] https://www.bildungsspiegel.de/news/berufswelt-arbeitsmarkt-europa/1855-wissensarbeiter-sind-zu-stark-mit-routinearbeiten-beschaeftigt
[5] https://www.wrike.com/de/blog/wissensarbeiter-wuenschen-sich-mehr-entlastung-bei-routine-arbeiten-durch-automatisierung/