BAFzA im Dialog – Über die Teilnahme an dem neuen Auditierungsverfahren

Beitrag
Lydia Jansen und Monika Kessler
Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben,
Kompetenzzentrum Beruf und Familie

Wegweisend für die familien- und lebensphasenbewusste Personalpolitik:
Das BAFza im Dialogverfahren zum audit berufundfamilie
(© BAFzA)

 Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) erhielt 2007 zum ersten Mal das Zertifikat zum audit berufundfamilie. Und dort hat es einen besonderen Stellenwert, denn: Im Bundesamt wird das audit berufundfamilie durch das Kompetenzzentrum Beruf und Familie (KBF) koordiniert. Das KBF wurde im Januar 2013 als sichtbare konsequente Entwicklung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie nach innen und außen implementiert. Der regelmäßige Jour fixe mit der Leitung des Bundesamtes garantiert den notwendigen Informationsfluss und die Abstimmung der Vorgehensweise. Zur Umsetzung des audit wurde von Anfang an eine Arbeitsgruppe (AG) audit berufundfamilie gegründet. In der AG sind die Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte, Personalentwicklung, das Personalmanagement und das Betriebliche Gesundheitsmanagement vertreten.

Erfahrung in den Dialog eingebracht

Nach erfolgreichem Durchlaufen der Re-Auditierung Optimierung und der Re-Auditierung Konsolidierung bot sich nun Anfang des Jahres 2016 die Möglichkeit für die nächste Auditierungsstufe an einem Piloten teilzunehmen.

Die berufundfamilie Service GmbH wollte einen neuen Weg einschlagen und langjährig engagierten Unternehmen, Institutionen und auch Hochschulen statt des bisherigen Re-Auditierungsverfahrens Sicherung ein spezieller auf ihre Bedarfe zugeschnittenes, verschlanktes Verfahren anbieten. Ausgesuchte Arbeitgeber wurden eingeladen, die Entwicklung zu begleiten. Schnell war klar, das BAFzA möchte das neu ausgerichtete Verfahren testen. Und schon bei der Namengebung wirkte das Bundesamt mit: „Dialogverfahren“ schien uns für den Prozess passend, der auf die eigenverantwortliche Steuerung, Gestaltung und auch Weiterentwicklung der familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik durch den Arbeitgeber setzt. 

Per Dialog mitten ins Verfahren

Schritt für Schritt arbeiteten wir uns in den neuen Prozessverlauf ein, in enger Abstimmung mit der Behördenleitung und der Arbeitsgruppe audit berufundfamilie. Unsere Auditorin, Elke Hömske, stand uns dabei immer unterstützend zur Seite.

Wir legten die Basis, indem wir zunächst den 2. Bericht für die Re-Auditierung Konsolidierung erstellten, den Status Quo aktualisierten und die strategischen Vorgaben anpassten. Dann nahmen wir die erste Neuerung „die Selbsteinschätzung“ in Angriff. Dabei ging es im ersten Teil darum, die Weiterentwicklung in den Handlungsfeldern zu beschreiben und im zweiten Teil darum, die familien- und lebensphasenbewusste Personalpolitik im Hinblick auf Institutionalisierung, Durchdringung, Kultur und Steuerung zu bewerten. Wir entschieden uns dafür, dass jedes Mitglied der AG audit berufundfamilie seine persönliche Selbsteinschätzung vornehmen solle. Die Ergebnisse fielen unterschiedlich aus und führten dazu, dass sich die AG tiefergehend mit der Entwicklung der familienbewussten Personalpolitik seit Einführung des audit berufundfamilie und dem aktuellen Ist-Zustand auseinandersetzte. Die angeregte Diskussion zeigte, wie ernsthaft sich jeder mit der Selbsteinschätzung auseinandergesetzt hatte. Gleichzeitig führte dies in der AG dazu, dass allen klar wurde, wo künftig noch Handlungsbedarfe bestehen. Wir waren bereits mitten im Verfahren. Die Ergebnisse wurden als Gesamtergebnis in der Selbsteinschätzung zusammengefasst.

Nun stand die zweite Neuerung im Verfahren an, der Dialogtag, dessen Format frei gewählt werden kann. Wir entschieden uns für einen Führungskräfteworkshop. Dieser diente dazu, Handlungsbedarfe zu erarbeiten. Basierend auf vier Säulen – Beruf, Familie, Gesundheit, Karriere – entstanden konkrete Umsetzungsschritte. Ziel dieser vielen kleinen Schritte ist es, das bereits Erworbene zu sichern. Aber auch perspektivisch die eingeführten Instrumente der Vereinbarkeit den neuen Herausforderungen auch mit Blick auf die Digitalisierung immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen. Am selben Tag fand auch das Managementgespräch mit der Behördenleitung statt. 

Die Umsetzungsschritte aus dem Dialogtag wurden eins zu eins in dem Handlungsprogramm, die dritte Neuerung, niedergeschrieben. Zu vier Themen – Information und Kommunikation, Führung, Arbeitsorganisation und Organisationsstruktur – wurde jeweils ein Ziel formuliert. Die Umsetzungsschritte wurden den vier Säulen zugeordnet und diese dann den entsprechenden Themen.

Das BAFzA gestaltet die Vereinbarkeit
von Beruf, Familie und Privatleben
weiter – mitten im Generationen-
wechsel (© BAFzA)

Zertifikat mit dauerhaftem Charakter

Am 21.09.2016 reichten wir bei der berufundfamilie Service GmbH die Dokumentation, bestehend aus Status Quo, strategischen Vorgaben, kommentierter Selbsteinschätzung durch die Auditorin, das durch Behördenleitung unterzeichnete Handlungsprogramm sowie dem Kurzportrait, ein. Am 31.10.2016 wurde dem BAFzA das Zertifikat nach erfolgreichem Dialogverfahren erteilt. Das Zertifikat hat einen dauerhaften Charakter – die Belohnung für eine konstante Verfolgung und Weiterentwicklung der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben.

Selbst in Zeiten des Changemanagements wurde die Vereinbarkeit automatisch in alle Entscheidungen mit einbezogen. Die komplette Umstrukturierung unserer Behörde in den Jahren 2010 bis 2012 war für alle Beteiligten arbeitsintensiv und herausfordernd. Wir alle zusammen haben es geschafft. Das Bundesamt hat sich von einer klassischen Eingriffsverwaltung hin zu einer Dienstleistungsbehörde entwickelt. 

Gewappnet für die Zukunft

Gerade diese Zeit hat dazu beigetragen, auch neue ungewöhnliche Lösungen auszuprobieren und um diese anschließend fest zu etablieren.

Die Teilnahme an dem Pilotverfahren war daher eine Aufgabe, die wir gerne mitgestaltet haben. Seit der Umstrukturierung lautet unser Motto: „Flexibilität und offen sein für Neuerungen.“

Das jetzige Dialogverfahren ist ein abgespeckter Auditierungsprozess. Eine kompakte Dokumentation und ein Dialogtag alle drei Jahre dienen der Sicherung der Qualität. Die eigenverantwortliche Steuerung und Gestaltung der Vereinbarkeit nehmen wir gerne an. Offensichtlich ist, dass die „Evergreens“ in einem Handlungsprogramm immer die Themen „Information und Kommunikation“, „Führung“ und „Organisation/Wissensmanagement“ sein werden.

Das Bundesamt steckt mitten in der Gestaltung des Generationenwechsels. In den nächsten zwei bis fünf Jahren wird fast die komplette Führungsspitze ausgewechselt sein und auch die jungen Führungskräfte müssen immer wieder an diese Themen herangeführt und unterstützt werden in der Ausübung und Anwendung.

Ein großer Dank gilt dem gesamten Team der berufundfamilie Service GmbH. Die Zusammenarbeit gestaltete sich unkompliziert und höchst effektiv. Unseren Vorschlägen und Wünschen wurde nach einem kurzen internen Abstimmungsprozess immer Rechnung getragen. Danke hierfür an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der berufundfamilie Service GmbH.