Mittwoch, 10. März 2021

Kommunalverwaltung und Digitalisierung: Beim Landratsamt Karlsruhe keine Gegensätze

Screenshot vom Karriereportal des Landratsamts Karlsruhe (©Landratsamt Karlsruhe)


Was macht eine dienstleistungsorientierte Behörde aus, die auch noch attraktiv für ihre Beschäftigten und Bewerber*innen ist? Welche Rolle spielen dabei die Flexibilisierung von Arbeitsmodellen und betriebliches Gesundheitsmanagement im Rahmen einer familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik? Das beantwortet in diesem Bloginterview aus dem Personal- und Organisationsamt des Landratsamts Karlsruhe Amtsleiter Ulrich Max.

Hätten Sie gedacht, dass das Landratsamt Karlsruhe einer der größten Arbeitgeber seiner Region ist? Rund 2.000 Beschäftigte sind nicht nur in klassischen Verwaltungsfunktionen tätig, sondern auch in vielen technischen Berufen sowie im Sozial-, Gesundheits-, und Veterinärbereich. Eine hohe Diversität der Aufgaben mit denen Beschäftigte betraut sind also. Hinzukommen individuelle Wünsche der Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben. Amtsleiter Ulrich Max erläutert, wie das Landratsamt Karlsruhe – das seit 2013 das Zertifikat zum audit berufundfamilie trägt – dies nicht nur in Einklang bringt, sondern sich mit seiner familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik als attraktiver Arbeitgeber behauptet. Und dabei fällt auch immer wieder das Stichwort „digital“.


Würden Sie das Landratsamt Karlsruhe als einen modernen Arbeitgeber bezeichnen? Und wenn ja, was macht diesen aus?

Das Landratsamt Karlsruhe bietet als attraktiver, familienbewusster und moderner Arbeitgeber in zentraler Lage in Karlsruhe sowie in den Außenstellen im Landkreis viele Vorteile. Wir möchten die Mitarbeiterzufriedenheit und -gesundheit durch bestmögliche Rahmenbedingungen und Maßnahmen fördern. Dies zeigt unsere Arbeitgebermarke mit all ihren Facetten und Maßnahmen. Vielfalt, Verlässlichkeit, Flexibilität, Leistung, Karriere – dies sind die Werte, für die das Landratsamt Karlsruhe steht.

Unsere Intension ist es nicht, die unterschiedlichen Maßnahmen nebeneinanderherlaufen zu lassen; vielmehr streben wir eine ganzheitliche Betrachtung aller Bausteine an. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch unsere Aufgaben und Chancen sind vielfältig. So bieten wir in 22 Ämtern an verschiedenen Standorten die unterschiedlichsten Aufgaben und Arbeitsplätze. In unseren Teams werden Vertrauen, Wertschätzung und Sicherheit großgeschrieben. Wir streben eine langfristige verlässliche Zusammenarbeit an und bieten sichere Arbeitsplätze sowie hervorragende Übernahmechancen.

Bei uns gibt es flexible Arbeitszeiten, verschiedene Kinderbetreuungsangebote sowie ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten wie der bewegten und entspannten Pause. Die Möglichkeit zum Home-Office hatten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch bereits vor der Pandemie. Dadurch bieten wir flexible Rahmenbedingungen – in jeder Lebenssituation.

Durch verschiedene Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten wie ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm oder unsere Online-Lernplattform LRA-Campus haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielfältige Möglichkeiten, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Wir fordern und fördern – Leistung zahlt sich bei uns aus.

Außerdem haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele individuelle Entwicklungsmöglichkeiten – Karriere hat bei uns viele Gesichter.


Wie ist das Landratsamt bislang – personell gesehen – durch die Coronapandemie gekommen? Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um den Laden am Laufen zu halten?

Bereits vor der Pandemie hatten wir sehr flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeit. Den täglichen Arbeitszeitrahmen haben wir zu Beginn der Pandemie zur Flexibilisierung der persönlichen Arbeitszeit und zur Kontaktreduzierung noch weiter ausgeweitet. Durch die Schaffung der technischen Voraussetzungen und die Bereitstellung der Infrastruktur wie beispielsweise Headsets, Kameras, teilweise auch Laptops oder Tablets sowie durch einen vereinfachten Antrag bzw. Genehmigungsprozess konnten innerhalb kürzester Zeit zahlreiche Arbeitsplätze im Home-Office eingerichtet werden. Büroarbeit wird derzeit so weit wie möglich im Home-Office durchgeführt. In einigen Bereichen ist mobiles Arbeiten allerdings auch nicht möglich. Bei der letzten Zertifizierung im Jahr 2018 zum audit berufundfamilie hatten wir 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Home-Office-Arbeitsplätzen, aktuell sind es 1.128 Personen, die zumindest teilweise von zuhause arbeiten.

In diesem Zusammenhang mussten wir auch sofort technische Alternativen zu Präsenzveranstaltungen in Form von Telefon- oder Videokonferenzen schaffen. Auch dies ist uns gelungen, wodurch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun die Möglichkeit haben, Besprechungen, Konferenzen und auch Vorstellungsgespräche digital abzuhalten und sich über Microsoft Teams, Skype oder Jitsi-Meet virtuell zu treffen. Selbst virtuelle Weihnachtsfeiern haben stattgefunden.

Während des ersten Lockdowns im Frühjahr des letzten Jahres hatten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kindern unter 12 Jahren sowie diejenigen, die zu einer Risikogruppe gehören, die Möglichkeit, sich freistellen zu lassen bzw. wurden individuelle Lösungen gefunden. Zum Schutz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenbereich haben wir zahlreiche Schutzmaßnahmen ergriffen sowie die Kundensteuerung komplett neu strukturiert.

Da unsere Kantine geschlossen werden musste, haben wir auch dort nach Alternativen gesucht und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „Essen to go“ angeboten. Ein zusätzliches attraktives Angebot unseres Caterers war ein Abholservice für verschiedene Weihnachtsmenüs kurz vor den Feiertagen.

All diese Maßnahmen waren ein großer Kraftakt, haben uns aber sehr dabei geholfen, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich zu schützen und so bisher gut durch die Krise zu kommen.


Gilt das auch für Führungskräfte? Sind Akzeptanz und Nutzung der Lösungen über alle Hierarchieebenen verbreitet?

Unsere Maßnahmen gelten für alle Hierarchieebenen. Die Führungskräfte akzeptieren die Maßnahmen, tragen diese mit und gehen mit gutem Beispiel voran. So arbeiten beispielsweise auch unsere Führungskräfte zeitweise im Home-Office und führen die Besprechungen virtuell durch. Ohne diese Vorbildfunktion würde das Ganze nicht funktionieren.


Das Landratsamt Karlsruhe trägt seit 2013 das Zertifikat zum audit berufundfamilie. Bis heute haben Sie stetig an der an der systematischen Weiterentwicklung der Vereinbarkeitspolitik gearbeitet. Inwieweit hilft Ihnen das, was Sie bereits aufbauen konnten, in der aktuellen Krisenzeit? Wie nachhaltig wirkte die Arbeit also schon?

Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, E-Trainings oder der externe Zugriff aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auch der Beurlaubten, auf das Intranet von zuhause oder unterwegs, um nur einige Beispiele zu nennen, waren für uns gute Voraussetzungen, um in der Pandemie darauf aufzubauen. Die meisten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren zumindest schon ein Stück weit mit der Digitalisierung vertraut, so dass sie sich schnell an die neuen Gegebenheiten anpassen konnten.



Interessiert an weiteren guten Beispielen familien- und lebensphasenbewusster Kommunalverwaltungen? Besuchen Sie unser kostenloses remote café am 18.03.2021, 11 – 12 Uhr: „Stadt, Land, Vereinbarkeit. Wie Familienbewusstsein die Arbeitgebermarke kommunaler Arbeitgeber stärkt.“ Weitere Informationen und die direkte Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier.





Fühlen Sie sich auch im Kampf gegen den um sich greifenden Fachkräftemangel gerüstet? Was tun Sie, um Talente zu gewinnen?

Wie bereits erwähnt, hat das Landratsamt Karlsruhe als Arbeitgeber vieles zu bieten. Zusätzlich zu den eingangs geschilderten Angeboten bekommen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter attraktive Vergünstigungen wie beispielsweise Jobticket, Einkaufsvorteile bei namhaften Marken über die Plattform Corporate Benefits oder Rabatte auf die verschiedensten Events, Aktivitäten, Veranstaltungen und andere Freizeitangebote über Ticketsprinter. Ein abwechslungsreiches Ferienprogramm in den Sommerferien sowie eine Betriebskinderkrippe oder auch unsere Angebote in der Personalentwicklung sind für viele Bewerberinnen und Bewerber weitere Kriterien, sich für einen Arbeitsplatz beim Landratsamt Karlsruhe zu entscheiden.

Um Talente zu gewinnen, machen wir über viele Kanäle auf den Arbeitgeber Landratsamt Karlsruhe aufmerksam. Aktuell werden Stellenausschreibungen neben der Veröffentlichung in den Printmedien auch in den gängigen Online-Portalen sowie auf lokalen Seiten veröffentlicht. Wir betreiben zusätzlich ein aktives Recruiting, indem wir gezielt potenzielle Bewerberinnen und Bewerber ansprechen. Bei besonderen Berufsgruppen kann auch ein Headhunter eingesetzt werden. Außerdem streuen wir unsere Informationen über unsere neue Karriereseite im Internet und über die sozialen Netzwerke. Wir beteiligen uns an Personal- und Ausbildungsmessen, die momentan auch digital stattfinden, oder an anderen Aktionen, wie z.B. der Nacht der Ausbildung. Durch den Kauf eines Xing-Accounts haben wir zusätzlich die Möglichkeit, auf uns aufmerksam zu machen und aktiv auf neue Bewerberinnen und Bewerber zuzugehen.

Insgesamt sind wir sehr zuversichtlich, dass wir durch all diese Maßnahmen auch künftig qualifiziertes Personal gewinnen können und so als Behörde und Arbeitgeber zukunftssicher aufstellt sind.


Aus- und Weiterbildung sind Schlagwörter, die (angehende) Beschäftigte immer mehr reizen – und zwar im positiven Sinne. Welche Angebote haben Sie in diesem Bereich der Personalentwicklung? Und wie kommunizieren Sie diese?

Stetige Veränderungen und neue Herausforderungen in unserem Arbeitsalltag rücken das Thema Fort- und Weiterbildung immer mehr in den Fokus. Um den künftigen Herausforderungen kompetent zu begegnen, auf kommende Veränderungen rechtzeitig reagieren zu können und um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei deren Arbeit bestmöglich zu unterstützen, bieten wir vielfältige Möglichkeiten, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln.

Unser umfangreiches und attraktives Fortbildungsprogramm wird jährlich aktualisiert und umfasst zahlreiche Grundlagenschulungen, Vorträge, EDV-Fortbildungen und Seminare in den verschiedensten Bereichen. Sehr schnell konnten wir viele Angebote von Präsenzschulungen in web-basierte Seminarangebote umstellen, damit sich unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch in der Coronakrise weiterbilden können. Mit der Online-Lernplattform LRA-Campus ist das Landratsamt in ein neues Lernzeitalter gestartet. Unser Ziel ist es, die Wissensvermittlung durch E-Trainings und dazugehörige Lernkontrollen so flexibel wie möglich zu gestalten und die Selbstverantwortung und Eigeninitiative zur Weiterentwicklung zu stärken.

Ergänzend zu unseren Fortbildungsangeboten gibt es neu im Landratsamt Karlsruhe den NewsBlog Personalentwicklung. In diesen Kurzbeiträgen sind Hilfreiches und Wissenswertes rund um die Themen Führung, Methodenkompetenz, Selfcare, Fort- und Weiterbildung und vieles mehr zu finden. Es werden in regelmäßigen Abständen neue Beiträge veröffentlicht, über die durch eine interne Mitteilung aufmerksam gemacht wird.

Unser Personalentwicklungskonzept bildet einen Rahmen für alle Bausteine und Prozesse der Personalentwicklung. Beispielshaft möchte ich auf einige unserer Angebote eingehen.

2020 haben wir erstmals mit den beiden Talentprogrammen „GEMEINSAM DURCHSTARTEN“, dem Talentprogramm für Berufseinsteiger nach dem Studium und „GEMEINSAM WACHSEN“, dem Talentprogramm für Berufseinsteiger nach der Ausbildung begonnen. Diese zielgruppenspezifischen Baustein-Programme haben die erfolgreiche Integration und Qualifizierung von Berufseinsteigern, den Aufbau von Netzwerken sowie eine Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und die Gewinnung und Bindung von Nachwuchskräften zum Ziel.

Unser Qualifizierungsprogramm für Nachwuchsführungskräfte hat sich bereits etabliert und ist aktuell in die vierte Runde gestartet. Ziel dieses zweijährigen Programms ist es, den Führungsnachwuchs in den eigenen Reihen aufzubauen, zu binden und auf eine neue Rolle vorzubereiten oder aber auch bei der Umsetzung der neuen Führungsaufgaben zu unterstützen. Alle Programme werden derzeit digital durchgeführt.

Um die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen zu heißen und eine gemeinsame Grundlagenbasis zu schaffen, haben wir im Jahr 2016 das START-UP eingeführt. Innerhalb von zwei Schulungstagen geben wir einen Überblick über alle wichtigen Programme, Vorgehensweisen und Leitlinien. Zusätzlich stellen sich wichtige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vor. Aktuell wird auch das START-UP digital durchgeführt.


Mit ihrem vielseitigen betrieblichen Gesundheitsmanagement verfolgen Sie damit intensiv einen Bereich, der in diesem Jahr zu den personalpolitischen Trends zählt. Was tut das Landratsamt denn konkret für die Gesunderhaltung bzw. Gesundheitsförderung seiner Mitarbeitenden?

Zu Beginn der Coronapandemie wurden unsere Planungen in der Gesundheitsförderung komplett gestoppt: Durch die Abstandsregelungen mussten bereits geplante Gesundheitstage leider abgesagt werden. Außerdem ließen sich beliebte Präsenzveranstaltungen, wie die Bewegte Pause, durch die begrenzte Personenzahl in den Schulungsräumen nicht mehr umsetzen. Zudem wurden große Events, wie z.B. der Firmenlauf in Karlsruhe, welcher zu unserem jährlichen Angebot gehört, abgesagt. Um unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dennoch die Möglichkeit zu geben aktiv etwas für ihre Gesundheit zu tun, haben wir bestehende Angebote digitalisiert und das Portfolio der digitalen Angebote erweitert:

Die Bewegte Pause beispielsweise gibt es nun als digitale Variante in Form von selbst erstellten Videoaufzeichnungen, die jederzeit und von überall im Intranet abgerufen werden können. Mittlerweile testen wir sogar die digitale Variante als Live-Angebot via Videokonferenzsystem. Die ersten Rückmeldungen sind durchweg positiv.

Die meisten Betriebssportgruppen können leider noch nicht stattfinden. Doch auch hier setzt unsere Kursleiterin für Hatha Yoga auf die digitale Lösung via Videokonferenzsystem. Um auch den psychischen Belastungen in Zeiten der Pandemie zu begegnen, haben wir unser Portfolio u.a. in Form von regelmäßig erscheinenden Achtsamkeitsimpulsen erweitert. Kleine Denkanstöße und Übungsanleitungen bieten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit am Arbeitsplatz oder im Home-Office einen achtsamen Blick auf sich selbst zu richten.

Ein weiteres digitales Angebot konnten wir durch Online-Präventionskurse schaffen. Durch dieses bezuschusste Angebot haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, vergünstigt Online-Präventionskurse aus den Bereichen Bewegung, Ernährung und Entspannung zu absolvieren. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Wochentag oder zu welcher Uhrzeit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv werden – völlig flexibel also.

Das richtige Arbeiten am Bildschirmarbeitsplatz ist uns ein großes Anliegen. Durch die vermehrte Arbeit im Home-Office entfällt die Ergonomieberatung vor Ort und somit die Chance die Arbeitsmittel auf die Mitarbeitenden anzupassen. Uns ist bewusst, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Hause keine idealen Bedingungen zum Arbeiten haben. Daher bieten wir den Mitarbeitenden eine virtuelle Ergonomieberatung an, bei der sich unsere Fachkräfte des Betrieblichen Gesundheitsmanagements per Video an den Home-Office-Arbeitsplatz schalten lassen können. Den ein oder anderen Tipp für eine gute Haltung gibt es hier immer.

Für die noch kommende und unsichere Zeit planen wir bereits jetzt weitere digitale Angebote, wie z.B. einen Cyber-Gesundheitstag, eine digitale Alternative zum Firmenlauf oder Webinare anstatt Vorträge in Präsenzform.


Es ist häufiger das Wort „digital“ gefallen. Digitalisierung ist im Landratsamt Karlsruhe also schon längst kein Experimentierfeld mehr. Sind die Beschäftigten dabei von Anfang an mitgegangen? Wie haben Sie für deren Befähigung in Sachen Digitalisierung gesorgt?

Anfang dieses Jahres haben wir im Personal- und Organisationsamt das neue Sachgebiet „Digitale Transformation und Unternehmenskommunikation“ eingerichtet. Dadurch sollen die Digitalisierung strategisch und konzeptionell weiterentwickelt und Verwaltungsprozesse weiter digitalisiert werden.

Digitalisierung geht zwangsläufig mit Veränderungs- und Anpassungsprozessen einher. Um diese erfolgreich zu meistern, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema begeistert und in Prozesse eingebunden werden. Besonders die Förderung der digitalen Kompetenzen spielt eine wichtige Rolle. Sicherlich haben einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bedenken und sehen die digitale Transformation und die damit einhergehenden Anpassungsprozesse als Herausforderung. Andere wiederum erwarten digitale Neuerungen mit Freude und Begeisterung und sehen die Digitalisierung eher als Chance. Mit der Online-Umfrage „Digitalisierung – Fühlen Sie sich bereit?“ hatten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom 1. Oktober bis zum 31. Oktober 2020 die Möglichkeit, durch die Beantwortung von 18 Fragen ihre Anregungen und Bedenken – freiwillig und anonym – zu äußern. Die Ergebnisse der Umfrage finden nun bei der Verbesserung bestehender Angebote sowie der Entwicklung und Umsetzung neuer Projekte und Maßnahmen Berücksichtigung.

In unserem Intranet bieten wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Knowledge Base, in Videoanleitungen und Erklärvideos Unterstützung. Interne Fortbildungen sind eine weitere Möglichkeit sich digital weiterzuentwickeln.

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