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| Wichtig: „Nett sein“ in der virtuellen Teambesprechung (©Jason Leung on Unsplash) |
Am 17. April ist der Bla-Bla-Bla-Tag. Den Tag, an dem es um sinnloses Reden geht, nimmt Silke Güttler aus dem berufundfamilie-Team zum Anlass, um über Benimmregeln für virtuelle Teammeetings nachzudenken. Es geht konkret um Vorschläge für eine TeaMeetiquette.
Virtuelle Teammeetings – wie viele haben wir nicht schon hinter uns und wie viele werden wir noch vor uns haben? Sie bestimmen einen großen Teil unseres Arbeitstags. Umso wichtiger also, dass diese zufriedenstellend ablaufen. Und das nicht nur inhaltlich – also im Sinne einer informativen Besprechung. Auch die Form und nicht zuletzt das Verhalten der Teilnehmenden entscheidet darüber, ob wir mit einem guten Gefühl aus dem Meeting gehen.
Aus der Internet-Kommunikationswelt kennen wir die so genannte Netiquette. Sie umfasst Benimmregeln, die respektvolles und angemessenes Verhalten gewährleisten helfen sollen. Diese sind nicht rechtlich bindend und können von Herausgebern bzw. Redaktionen einzelner Kanäle individuell erstellt werden.So eine Art von Knigge wäre auch für Teammeetings und insbesondere virtuelle Teambesprechungen wünschenswert. Denn: Abgesehen von technischen Herausforderungen, wie einer schlechten Internetverbindung, können auch Verhaltensweisen von Kolleg*innen zu Störfaktoren werden. Manche können als leicht nervig abgetan, andere hingegen als stressend empfunden werden. Also ran an die TeaMeetiquette! Hier mal ein paar Punkte, die das Team in ihr Benimmregelwerk aufnehmen kann:
A. Begrüßung
Das große Hallihallo wird beim Betreten eines virtuellen Teammeetings nicht zwingend erwartet. Je nachdem, was die teamindividuellen Gepflogenheiten und auch die tagesaktuelle Stimmung zulässt, kann ein kurzes Hallo oder auch nur ein Winken bei Stummschaltung ausreichen. Auf jeden Fall aber sollte ein lautstarkes Rufen vermieden werden. Schließlich darf nicht vergessen werden, dass den meisten Teilnehmenden der Schall direkt auf das Trommelfell rauscht, wenn sie Kopfhörer tragen. Womit wir schon beim nächsten Punkt wären.
B. Eintreten in begonnenes Meeting
Das Meeting hat bereits begonnen, aber es gibt noch einige Nachzügler*innen. Und die begrüßen lauthals beim Betreten des virtuellen Raums alle anderen Anwesenden, während ein*e Kolleg*in schon berichtet. Was freundlich gemeint ist, unterbricht die*den Redenden und auch die Zuhörenden. Also lieber kurz höflich in die Kamera winken und weiter geht’s.
C. Stören
Eine Teambesprechung ist zwar einerseits ein Austausch in vertrauter Runde, in dem eine offene Sprache gewählt werden kann. Sie ist aber andererseits nicht als Kaffeekränzchen zu verstehen, bei dem man auch mal mit zwei anderen Teilnehmenden ein Kleingruppengespräch nebenbei führen kann. Grundsätzlich heißt das auch: Mikro aus, falls es nicht anders – also z.B. für eine Gruppendiskussion – gefragt ist. Damit können dann auch Nebengeräusche, wie die von den Bauarbeiten im Obergeschoss oder dem bellenden Hund, unterdrückt werden.
Wer sich von unterwegs zuschaltet, sollte dafür Sorge tragen, dass dem Meeting tatsächlich gut gefolgt werden kann und die eigene Verbindung stabil ist. Das Team sollte sich nicht damit aufhalten müssen, dass einzelne Personen aufgrund von Umgebungsgeräuschen oder teilweisem Abbrechen der Übertragung den Anschluss verlieren.
D. Essen und Trinken
Apropos „Kaffeekränzchen“: Einigen Sie sich darauf, ob die Online-Teambesprechung den Charakter eines „Lunch & Meet“ haben soll oder nicht. Anders gesagt: Das Mittagessen oder der kleine Snack müssen nicht mit dabei sein, wenn die Kolleg*innen sich gegenseitig updaten. Wer will schon virtuell in schmatzende Gesichter blicken? Getränke sollten erlaubt sein – auch um die Kehle für den eigenen Wortbeitrag ölen zu können.
E. Aussprechen lassen
Was für Präsenzmeetings gilt, sollte auch bei virtuellen Teamzusammenkünften berücksichtigt werden – so auch, die*den Sprechenden nicht zu unterbrechen.
Zugegeben, manchmal verzögert sich der Ton bei der Online-Übertragung und man ist unsicher, ob jemand bereits zu Ende gesprochen hat oder nicht. Daher lieber einen Moment länger warten, als ins Wort zu fallen. Die Meeting-Plattformen bieten zudem die Möglichkeit des Handzeichens, mit dem ein Redebeitrag sozusagen angemeldet werden kann. Die Besprechungsleitung kann diese auch bestens nutzen, um die Reihenfolge der Wortmeldungen festzulegen und so ein Durcheinandersprechen zu vermeiden.
F. Feedback und Affirmation
Nicht nur das virtuelle „Handzeichen“ ermöglichen die meisten Meeting-Tools. Auch andere Icons wie applaudierende Hände und ein Herz sind wählbar. Die lassen sich bestens nutzen, wenn Erfolge bzw. positive Entwicklungen von Kolleg*innen berichtet werden. Leider fallen die Feedbacks in virtuellen Besprechungen oft mager aus. Das liegt vor allem an der bevorzugten Stummschaltung und auch in dem vermeintlichen Gefühl, dass man ja nicht zwingend direkt angesprochen ist. Doch Reaktionen sind ein wichtiger Teil des Austauschs im Team. Dabei kann es sich um kleine Gesten, wie eben die Nutzung der Icons handeln. Und auch ein reales „Daumenhoch“ geht ja immer, wenn man z.B. seine Zustimmung ausdrücken möchte.
Übrigens: Es darf auch gelächelt werden. Ernsthaft: Denken Sie mehr über Ihre Mimik in Online-Meetings nach. Jedes Lächeln unterstützt und auch jedes Kopfnicken an der richtigen Stelle hilft bei der Verständigung. Diese Reaktionen zeigen, dass man zuhört und aufmerksam ist. Sie kennen es selbst, wie unangenehm und z.T. irritierend es sein kann, beim Sprechen in ausdruckslose Gesichter zu schauen. Aber nicht jede Mimikregung ist angebracht. So sollten Gesichtsentgleisungen vermieden werden. Ist die Kamera an, sieht man Sie schließlich.
Verhalten Sie sich also im Meetingraum bewusst der*dem Redenden zugewandt.
G. Kommentieren und fragen
Feedbacks beschränken sich in virtuellen Räumen selbstverständlich nicht nur auf nonverbale Zeichen. Wer etwas zu sagen hat, sollte die*den Sprechenden idealerweise zunächst ausreden lassen (siehe oben) und sich dann zu Wort melden. Optimal wäre es, wenn das Redeinteresse über ein entsprechendes Handzeichen signalisiert würde.
Kommentare und Fragen können Teambesprechungen absolut beleben. Schließlich sind diese Meetings zur gegenseitigen Information und Verständigung – z.T. auch zur Entscheidungsfindung oder Weiterentwicklung von Projekten – eingerichtet. Und gerade weil wir räumlich voneinander entfernt sind, braucht es den Austausch, um das Teamgefühl zu stärken und Nähe aufzubauen.
H. Details
„Und dann habe ich noch eine Mail verschickt.“ – Solche Informationen sind nicht zwingend hilfreich für das Team. Überhaupt: Eine zu detailreiche Berichterstattung kann sehr ermüdend für die anderen Teilnehmenden sein und führt dazu, dass diese verleitet werden, dann doch mal nebenbei in eigene Aufgaben zu schauen.
Fragen Sie sich also immer: Was ist relevant für das Team? Wie können sich die aktuellen Projekte, deren Status und geplanter Outcome kurz umreißen lassen? Worauf sollten die Kolleg*innen ggf. achten?
I. Abschweifen
Nicht nur zu viele Infos über Arbeitsschritte sind lähmend für Teambesprechungen. Auch ein Abschweifen in andere Themenfelder lenkt zu sehr ab. Gerade bei wöchentlichen, bewusst knapp gehaltenen Teammeetings sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren. Anders sieht es aus, wenn Besprechungen als Brainstorming oder zur Diskussion bzw. Ausarbeitung von Themen angesetzt sind.
Fraglich ist auch, inwieweit Informationen über private Ereignisse platziert werden können. Viele Teams haben – vor dem Hintergrund der durch die Coronapandemie geförderten Arbeit auf Distanz – regelmäßige virtuelle Treffen eingeführt, die dem Socializing dienen und wo auch Privates Erwähnung finden kann bzw. soll. Entsprechend sind dann aus den projektbezogenen, inhaltlichen Meetings private Belange rauszuhalten bzw. nur am Rande anzumerken.
J. Konzentration und Aufmerksamkeit
Sicherlich durften Sie in Online-Teambesprechungen beobachten, wie die Augen von einzelnen Teilnehmenden irgendwie einen Fokus auf den Bildschirm suchen oder wie diese kräftig in die Tasten hauen. Gehört das nicht zur aktuellen Aufgabe im Meeting, sind die Kolleg*innen also anderweitig beschäftigt. Keiner ist davon befreit, eine eingehende Nachricht – die sich ja gerne durch ein Pop-up bemerkbar macht – schnell zu checken. Wirklich okay ist das während der Online-Treffen mit dem Team allerdings nicht. Der Respekt vor den Kolleg*innen sollte uns eigentlich abverlangen, uns wirklich auf die einzelnen Redebeiträge zu konzentrieren – mit Ohr und zugewandter Mimik (siehe oben).
Auch aus dem Fenster zu schauen, sich einen Kaffee zu holen oder mit Familienmitgliedern zu sprechen, während Kolleg*innen ihre News vortragen, ist keine feine Art. Störungen von außen entstehen im Home-Office ungeplant und sind damit nicht immer auszuschalten. Sie sind also durchaus verzeihbar. Schließlich sind in der Coronapandemie Beruf und Privates besonders eng zusammengerückt. Als Grundsatz sollte aber gelten, die Aufmerksamkeit den Kolleg*innen durchgängig zu widmen.
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