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| Vereinbarkeitspolitik beim Landratsamt Lörrach: Strukturiert und stets offen für Neues (Quelle: Landratsamt Lörrach) |
Das verflixte 7. Jahr gibt es in der systematischen Vereinbarkeitspolitik erfreulicherweise nicht. Einen Beweis dafür tritt das Landratsamt Lörrach an, das mit viel Innovationskraft die weitere Entwicklung seiner familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik angeht. Mehr dazu in dem folgenden Change-Maker-Interview.
Unsere Change-Maker-Interviews führen wir anlässlich des diesjährigen 25. Jubiläums des audit berufundfamilie. So viele Jahre hat das Landratsamt Lörrach mit dem strategischen Managementinstrument noch nicht „auf dem Buckel“. Und dennoch hat die seit 2016 nach dem audit zertifizierte Verwaltung beeindruckend viele Lösungen zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben ihrer Mitarbeitenden auf den Weg gebracht. Ein Tipp: Schauen Sie in das Kurzporträt zur Zertifizierung, in dem einige Maßnahmen genannt sind.
Welche vereinbarkeitsrelevanten Veränderungen im Landratsamt Lörrach stattgefunden haben, erläutern uns Martin Sander (Fachbereichsleitung Personal und Service), Daniela Schwarz (Personalentwicklung) und Anna Thomas (Chancengleichheitsbeauftragte).
Das Landratsamt Lörrach ist seit 2016 nach dem audit berufundfamilie zertifiziert. Welche Veränderungen haben seitdem auf Ihre Organisation eingewirkt?
Wie jeder andere Arbeitgeber auch, spüren wir gesamtgesellschaftliche Veränderungen wie beispielsweise, die zunehmende Digitalisierung, den demografischen Wandel und dem damit einhergehenden Personal- und Fachkräftemangel oder die Pandemie. Diese und viele weitere Veränderungen wirken sich stark auf die Arbeitswelt im Allgemeinen aus. Daneben sind Krisen wie etwa der Ukraine Krieg, die Flüchtlingskrise oder aber auch gesetzliche Änderungen und Anforderungen eine zusätzliche Herausforderung für uns als Verwaltung.
Auch die Arbeitswelt im Landratsamt Lörrach hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Unser Sozialdezernat ist Ende letzten Jahres in den Neubau umgezogen. Dieser zeichnet sich durch seine digitalisierte Open Space Arbeitswelt aus. Dieses Jahr folgen weitere Umbaumaßnahmen im Hauptgebäude. Dort werden ebenfalls moderne Arbeitsplätze in Open Space Bereichen eingerichtet.
Wie hat das audit als strategisches Managementinstrument Ihre Organisation dabei unterstützt, mit diesen Veränderungen Umgang zu finden?
Die Arbeitswelt befindet sich durch die vielen Veränderungen in einem Wandel. Wir möchten diesem Wandel aktiv und vor allem positiv begegnen. Das audit berufundfamilie dient uns quasi als Dach für viele Aktionen. Es schafft eine Transparenz und die Themen werden sinnvoll gebündelt. Durch die acht Handlungsfelder wird ein strategischer Rahmen gegeben um die Themen strukturiert voranzubringen. Wir gehen auf die persönliche Situation der Mitarbeitenden ein und können ihnen die Möglichkeiten bieten, Beruf, Familie und Pflege unter einen Hut zu bekommen. Bspw. hat die Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes zu einer großen Entlastung unserer Mitarbeitenden geführt.
Des Weiteren dient uns das audit als Instrument, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten. Durch die Grenznähe haben wir eine hohe Abwanderung von Fachkräften in die Schweiz. Wir wollen sichtbar machen, dass uns die Belange unserer Beschäftigten wichtig und wir ein attraktiver Arbeitgeber sind.
Wie haben sich in den sechs audit-Jahren die Vereinbarkeitsbedarfe und -wünsche der Beschäftigten verändert? Inwieweit half das audit berufundfamilie dabei, diesem Wandel zu entsprechen?
Durch gesamtgesellschaftliche Veränderungen, und damit auch das veränderte Bewusstsein der Beschäftigten für die Arbeit, ergeben sich für uns als Arbeitgeber neue Anforderungen. Individuelle Lösungen und Benefits werden immer wichtiger für die Beschäftigten. Es entstehen neue Rollenbilder, wie beispielsweise Väter, die in Elternzeit gehen. Unsere Führungskräfte nehmen die Maßnahmen des audits selbst in Anspruch und arbeiten Teilzeit oder machen ein Sabbatical. Das schafft eine große Akzeptanz.
Wir haben uns bewusst dazu entschieden, den Familienbegriff in der Zielvereinbarung offen und ohne Einschränkung zu formulieren. Alle sollen sich in der Zielvereinbarung und den Maßnahmen wiederfinden und von den Angeboten profitieren können. Das audit gibt uns durch die Handlungsfelder eine Struktur vor. Man wird immer wieder dazu angeleitet, den Fokus auf verschiedene Themen zu richten. Unsere Beschäftigten sind mittendrin und gestalten die Lösungen aktiv mit. Sie engagieren sich in unterschiedlichen Arbeitsgruppen, wie etwa den Pflegelots/-innen oder der AG Services für Familien.
In welchem Handlungsfeld haben Sie bislang die größten/ deutlichsten Veränderungen dank des audit festgestellt?
Im Rahmen des Handlungsfelds „Arbeitsort“ haben wir eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten eingeführt. Diese Maßnahme hat eine große Auswirkung auf die meisten Mitarbeitenden und uns bei der Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsorts stark vorangebracht. Wenn man mobil arbeiten möchte, ist keine offizielle Genehmigung mehr erforderlich, sondern lediglich die Absprache mit der Führungskraft und im Team. Alle Mitarbeitenden sind mit der entsprechenden Technik ausgestattet, um mobil arbeiten zu können.
In welchem Handlungsfeld haben Sie bislang die meisten Veränderungen dank des audit festgestellt?
Im Handlungsfeld 8 „Service für Familien“ konnten wir bisher die meisten Veränderungen feststellen. Wir haben eine Vielzahl von Angeboten geschaffen, die die Vereinbarkeit von Familienaufgaben mit dem Beruf erleichtern, wie beispielsweise die Kinderferienbetreuung, ein eigens eingerichtetes Familienzimmer oder die Etablierung von hausinternen Pflegelots/-innen. Eine Mitarbeitendenumfrage zum Thema Kinderbetreuung konnte erfolgreich umgesetzt werden und wir haben Belegplätze in einer Kindertagesstätte, die wir unseren Mitarbeitenden sogar bezuschussen. Durch das audit und unsere Arbeitsgruppe Services für Familien konnten wir hier sehr viel erreichen.
Sie haben das Thema Vereinbarkeit als Prüfkriterium in die Organisationsprozesse übernommen? Wie sieht das genau aus?
Das Thema Vereinbarkeit wird bei uns nicht nur mitgedacht, sondern ist in vielen Prozessen als Prüfkriterium hinterlegt. Beispielsweise wird bei Organisationsuntersuchungen auch die Auswirkung auf die Veränderung in Bezug zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie betrachtet. Auch im Protokollbogen unseres Mitarbeitendengesprächs ist das Thema
Vereinbarkeit aufgeführt, so dass es auf jeden Fall zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/-
in besprochen wird. Es soll kein Tabuthema sein. Ebenso bei unserer Parkplatzvergabe: Neben Faktoren wie Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist auch die Kinderbetreuung ein Faktor, der abgefragt wird und in die Entscheidung der Vergabe einfließt.
Berichten Sie doch mal, wie sich die Rollen der Beschäftigten und der Führungskräfte in Ihrer Organisation gewandelt haben?
Unsere Führungskräfte tragen Verantwortung für ihre Mitarbeitenden. Sie schaffen den Rahmen und die entsprechende Umgebung, damit die Mitarbeitenden ihre Ziele erreichen können. Das bedeutet ein situatives und individuelles Führen, das die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege mitdenkt. Hier hat sich die Rolle der Führungskräfte in den letzten Jahren verändert, der Rahmen ist flexibler geworden, es Bedarf einem höheren Abstimmungsbedarf. Diesen neuen Herausforderungen sind wir mit entsprechenden Schulungsangeboten begegnet, wie beispielsweise dem Führen auf Distanz und dem Zusammenhalt von Teams in Zeiten von vermehrtem Home-Office.
Unsere Beschäftigten wissen, dass sie ihren eigenen Arbeitsbereich mitgestalten können, sie nehmen diese Verantwortung wahr und leisten ihren Beitrag. Sie können viel selbstbestimmter Arbeiten und haben dadurch mehr Freiheiten. Das wird geschätzt. Der Change-Prozess einer neuen Arbeitsweise festigt sich langsam, das Arbeiten mit neuer Technik, in Open-Space Büros oder von zu Hause aus erfordert von allen Seiten eine Umstellung. Wir begleiten diese Prozesse aktiv mit Schulungen, um unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden bei der Umsetzung zu unterstützen.
Die Unfallkasse Baden-Württemberg hat ihr Konzept „LRA goes digital“ mit dem UKBW Preis 2021 prämiert. Hinter „LRA goes digital“ steckt ein umfassendes Konzept zum mobilen Arbeiten. Nehmen Sie uns mit in die Entstehungsgeschichte von „LRA goes digital“.
Chancen nutzen und Risiken entgegenwirken – mit diesem Leitgedanken sind wir an das Thema Digitalisierung im Landratsamt herangegangen. Wir merkten schnell, dass Digitalisierung nicht nur „ein Thema“, sondern „das Thema“ der Zukunft sein wird. Digitalkompetenz bedeutet für uns nicht nur den richtigen Knopf drücken zu können, sondern vor allem auch ein Mindset aufzubauen. Daher haben wir unsere Mitarbeitenden von Anfang an in diese Veränderung miteinbezogen. Dies waren die ersten Schritte hin zu „LRA goes digital“. Dieser Leitsatz gilt nicht nur heute, sondern auch für die kommenden Jahre. Die voranschreitende Entwicklung neuer Möglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt treibt auch die digitale Transformation im Landratsamt an. Wir merkten schnell, dass sich das Landratsamt Lörrach in eine tiefgreifende Veränderung begeben wird. Die wachsenden Themen im Kontext der Digitalisierung haben in der Verwaltung eine neue Organisationsstruktur gefordert, welche seit August 2021 im neuen Fachbereich „Digitalisierung, IT und Organisation“ umgesetzt wurde.
Am Konzept für die Einreichung des UKBW-Preises waren das E-Government-Team, die Personalentwicklung und das Betriebliche Gesundheitsmanagement beteiligt. Für die umfassenden Angebote zur Begleitung der digitalen Transformation wurde das Landratsamt Lörrach mit dem ersten Platz ausgezeichnet. Das Preisgeld in Höhe von 10.000 Euro wurde für Gesundheitsangebote und einen dreiminütigen Imagefilm verwendet, der unser umfassendes Angebot zeigt.
Was umfasst LRA goes digital?
Die Angebote im Rahmen von „LRA goes digital“ umfassen unter anderem eine Digitalisierungs-Strategie mit Handlungshilfen, die technische Ausstattung der Mitarbeitenden im Home-Office, die neue Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten, Angebote zur physischen und psychischen Gesundheit, zahlreiche Schulungen zum mobilen Arbeiten und zum Führen auf Distanz, die Einführung der digitalen Lernplattform „ELMA“ und die Einführung der digitalen Gesundheitsplattform „machtfit“. Alle Angebote sind darauf ausgelegt, dass sie auch von unterwegs oder von zu Hause aus in Anspruch genommen werden können. Das war uns bei der Planung besonders wichtig.
Stichwort „Mitarbeitendenengagement“: Sie verfügen über spezielle Angebote für Mitarbeitende mit Familienaufgaben, z.B. die Pflegelots/-innen oder die AG Services für Familien. Wie bringen sich Ihre Mitarbeitenden bei diesen Themen ein?
Bei beiden Themen „Pflege“ und „Kinderbetreuung“ war es uns wichtig, bedarfsorientierte Angebote zu schaffen und Mitarbeitende mit Erfahrungen in diesen Prozessen zu beteiligen. Die erste Initiative ging bei beiden Arbeitsgruppen von uns aus. Wir wollten das Thema Pflege stärker bei uns verankern. Durch unser landkreisweites Netzwerk „Generationenfreundlicher Landkreis Lörrach“ wurden wir auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, interne Mitarbeitende zu sogenannten „Pflegelots/-innen“ ausbilden zu lassen. Wir schrieben die Ausbildung im Intranet aus und fünf Mitarbeitende haben sich dazu bereit erklärt, diese zu absolvieren. Sie dienen nun intern als eine erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, die akut mit Pflegeaufgaben konfrontiert sind.
Die Arbeitsgruppe Services für Familien wurde im Zuge einer Mitarbeitenden-Umfrage zum Thema Kinderbetreuung gegründet. Es wurden im Vorfeld Mitarbeitende gesucht, die Berührungspunkte und Erfahrungen im Bereich Kinderbetreuung mitbringen. Es haben sich fünf Kolleginnen gemeldet, die sich in der Arbeitsgruppe engagieren. Sie haben auch schon einige Dinge umgesetzt: So haben sie die Mitarbeitenden-Umfrage zum Thema Kinderbetreuung durchgeführt und ausgewertet. Auf Basis der Ergebnisse wurden weitere Angebote geschaffen, wie beispielsweise ein Familienzimmer, das von Mitarbeitenden mit Kindern genutzt werden kann, wenn die Kinderbetreuung mal ausfällt.
Auch für Mitarbeitende in Elternzeit haben Sie ein strukturiertes Kontakthalteprogramm ins Leben gerufen? Was sind hier die zentralen Bausteine?
Kontakt halten zu Kolleginnen und Kollegen in Elternzeit hat schon lange Tradition im Landratsamt Lörrach. Begonnen hat alles mit dem „Schnulleralarm“ – ihn gibt es bereits seit 2010. Der Schnulleralarm ist ein jährlicher Informationstermin, bei dem alle Mitarbeitenden in Elternzeit, zusammen mit ihren Kindern, ins Landratsamt eingeladen werden. Dank der Initiative „LRA goes digital“ konnten wir den Schnulleralarm während der Corona-Jahre digital durchführen und mussten ihn nicht ausfallen lassen. Aus zunächst einer Veranstaltung entwickelte sich 2018 schließlich ein ganzes Kontakthalteprogramm. Dieses Kontakthalteprogramm unterstützt die Mitarbeitenden bei der Planung ihrer Familienauszeit und bietet die notwendige Sicherheit eines geregelten Wiedereinstiegs. Das Kontakthalteprogramm ist in drei Zeiträume eingeteilt: vor, während und nach der Elternzeit. Diese Zeiträume umfassen mehrere Schritte, die die Mitarbeitenden, zusammen mit ihrer Führungskraft, besprechen. Als Gesprächsgrundlage wurde für die Umsetzung der Auszeit sowie den Wiedereinstieg der Kolleginnen und Kollegen Checklisten erarbeitet, die zusammen ausgefüllt und an das Sachgebiet Personal übergeben werden. So ist ein möglichst angenehmer Aus- und Wiedereinstieg für beide Seiten gewährleistet.
Was haben Sie im Rahmen des audit berufundfamilie noch vor?
Erst vor ein paar Monaten haben wir unsere neue Zielvereinbarung verabschiedet. Ein Schwerpunkt wird die Schaffung von Angeboten für Mitarbeitende 55+ sein. Wir sind, wie viele andere Arbeitgeber auch, aufgrund des demografischen Wandelns vor enorme Herausforderungen gestellt. Wir müssen das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitenden, die jahrelang im Dienst waren, binden. Es ist ein wertvolles Gut, welche von uns gesichert werden muss. Im Zuge der Erarbeitung der neuen Zielvereinbarung hat ein Vertiefungsmodul zum Thema Wissensmanagement stattgefunden. Mitarbeitende mit Berührungspunkten und Vorwissen zu diesem Thema haben sich in einem halbtägigen Workshop ausgetauscht und es wurde eine gemeinsame Vision entwickelt. Das Konzept zum Thema Wissensmanagement wird nun in den kommenden Jahren von uns erarbeitet.
Ein weiterer Schwerpunkt wird die regelmäßige Kommunikation zur Förderung der Sichtbarkeit der bestehenden Angebote sein. Durch das audit berufundfamilie wurden viele Angebote für unsere Mitarbeitenden geschaffen. Neue und auch bestehende Mitarbeitende und Führungskräfte sollen regelmäßig durch uns auf diese Angebote und Möglichkeiten aufmerksam gemacht werden. Über neu eingeführte Angebote, wie zum Beispiel das Familienzimmer im neuen Landratsamt-Gebäude, wird regelmäßig in einem Blog berichtet. Es wird sogar ein zweites Familienzimmer im Hauptgebäude entstehen. Darauf freuen wir uns sehr.
Zum Schluss noch Ihre Einschätzung: Das audit berufundfamilie ist Transformator, weil…
… es zu Beginn einen Grundstein legt und im Laufe der Jahre einen verlässlichen Rahmen bietet, der viel Raum für Innovationen schafft. Hier finden unsere Ideen einen Platz, werden auf den Weg gebracht und umgesetzt. Durch die letztjährige Überprüfung im Rahmen der Re-Auditierung haben wir tolles Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften bekommen – die Familienfreundlichkeit ist dank des audit berufundfamilie bei uns in der Kultur angekommen. Das audit dient uns dabei als Instrument Prozesse strukturiert anzugehen, dies über mehrere Jahre hinweg.
Auch sind wir über die professionelle Begleitung unserer Auditorin sehr dankbar. Wir haben im Laufe der Jahre gemerkt: Das audit berufundfamilie ist nur so gut, wie die Mitarbeitenden und Führungskräfte, die hinter den Maßnahmen stehen und diese vorantreiben wollen. Wir müssen alle an einem Strang ziehen. Das ist uns bisher sehr gut gelungen.
Welche vereinbarkeitsrelevanten Veränderungen im Landratsamt Lörrach stattgefunden haben, erläutern uns Martin Sander (Fachbereichsleitung Personal und Service), Daniela Schwarz (Personalentwicklung) und Anna Thomas (Chancengleichheitsbeauftragte).
Das Landratsamt Lörrach ist seit 2016 nach dem audit berufundfamilie zertifiziert. Welche Veränderungen haben seitdem auf Ihre Organisation eingewirkt?
Wie jeder andere Arbeitgeber auch, spüren wir gesamtgesellschaftliche Veränderungen wie beispielsweise, die zunehmende Digitalisierung, den demografischen Wandel und dem damit einhergehenden Personal- und Fachkräftemangel oder die Pandemie. Diese und viele weitere Veränderungen wirken sich stark auf die Arbeitswelt im Allgemeinen aus. Daneben sind Krisen wie etwa der Ukraine Krieg, die Flüchtlingskrise oder aber auch gesetzliche Änderungen und Anforderungen eine zusätzliche Herausforderung für uns als Verwaltung.
Auch die Arbeitswelt im Landratsamt Lörrach hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Unser Sozialdezernat ist Ende letzten Jahres in den Neubau umgezogen. Dieser zeichnet sich durch seine digitalisierte Open Space Arbeitswelt aus. Dieses Jahr folgen weitere Umbaumaßnahmen im Hauptgebäude. Dort werden ebenfalls moderne Arbeitsplätze in Open Space Bereichen eingerichtet.
Wie hat das audit als strategisches Managementinstrument Ihre Organisation dabei unterstützt, mit diesen Veränderungen Umgang zu finden?
Die Arbeitswelt befindet sich durch die vielen Veränderungen in einem Wandel. Wir möchten diesem Wandel aktiv und vor allem positiv begegnen. Das audit berufundfamilie dient uns quasi als Dach für viele Aktionen. Es schafft eine Transparenz und die Themen werden sinnvoll gebündelt. Durch die acht Handlungsfelder wird ein strategischer Rahmen gegeben um die Themen strukturiert voranzubringen. Wir gehen auf die persönliche Situation der Mitarbeitenden ein und können ihnen die Möglichkeiten bieten, Beruf, Familie und Pflege unter einen Hut zu bekommen. Bspw. hat die Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes zu einer großen Entlastung unserer Mitarbeitenden geführt.
Des Weiteren dient uns das audit als Instrument, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten. Durch die Grenznähe haben wir eine hohe Abwanderung von Fachkräften in die Schweiz. Wir wollen sichtbar machen, dass uns die Belange unserer Beschäftigten wichtig und wir ein attraktiver Arbeitgeber sind.
Wie haben sich in den sechs audit-Jahren die Vereinbarkeitsbedarfe und -wünsche der Beschäftigten verändert? Inwieweit half das audit berufundfamilie dabei, diesem Wandel zu entsprechen?
Durch gesamtgesellschaftliche Veränderungen, und damit auch das veränderte Bewusstsein der Beschäftigten für die Arbeit, ergeben sich für uns als Arbeitgeber neue Anforderungen. Individuelle Lösungen und Benefits werden immer wichtiger für die Beschäftigten. Es entstehen neue Rollenbilder, wie beispielsweise Väter, die in Elternzeit gehen. Unsere Führungskräfte nehmen die Maßnahmen des audits selbst in Anspruch und arbeiten Teilzeit oder machen ein Sabbatical. Das schafft eine große Akzeptanz.
Wir haben uns bewusst dazu entschieden, den Familienbegriff in der Zielvereinbarung offen und ohne Einschränkung zu formulieren. Alle sollen sich in der Zielvereinbarung und den Maßnahmen wiederfinden und von den Angeboten profitieren können. Das audit gibt uns durch die Handlungsfelder eine Struktur vor. Man wird immer wieder dazu angeleitet, den Fokus auf verschiedene Themen zu richten. Unsere Beschäftigten sind mittendrin und gestalten die Lösungen aktiv mit. Sie engagieren sich in unterschiedlichen Arbeitsgruppen, wie etwa den Pflegelots/-innen oder der AG Services für Familien.
In welchem Handlungsfeld haben Sie bislang die größten/ deutlichsten Veränderungen dank des audit festgestellt?
Im Rahmen des Handlungsfelds „Arbeitsort“ haben wir eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten eingeführt. Diese Maßnahme hat eine große Auswirkung auf die meisten Mitarbeitenden und uns bei der Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsorts stark vorangebracht. Wenn man mobil arbeiten möchte, ist keine offizielle Genehmigung mehr erforderlich, sondern lediglich die Absprache mit der Führungskraft und im Team. Alle Mitarbeitenden sind mit der entsprechenden Technik ausgestattet, um mobil arbeiten zu können.
In welchem Handlungsfeld haben Sie bislang die meisten Veränderungen dank des audit festgestellt?
Im Handlungsfeld 8 „Service für Familien“ konnten wir bisher die meisten Veränderungen feststellen. Wir haben eine Vielzahl von Angeboten geschaffen, die die Vereinbarkeit von Familienaufgaben mit dem Beruf erleichtern, wie beispielsweise die Kinderferienbetreuung, ein eigens eingerichtetes Familienzimmer oder die Etablierung von hausinternen Pflegelots/-innen. Eine Mitarbeitendenumfrage zum Thema Kinderbetreuung konnte erfolgreich umgesetzt werden und wir haben Belegplätze in einer Kindertagesstätte, die wir unseren Mitarbeitenden sogar bezuschussen. Durch das audit und unsere Arbeitsgruppe Services für Familien konnten wir hier sehr viel erreichen.
Sie haben das Thema Vereinbarkeit als Prüfkriterium in die Organisationsprozesse übernommen? Wie sieht das genau aus?
Das Thema Vereinbarkeit wird bei uns nicht nur mitgedacht, sondern ist in vielen Prozessen als Prüfkriterium hinterlegt. Beispielsweise wird bei Organisationsuntersuchungen auch die Auswirkung auf die Veränderung in Bezug zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie betrachtet. Auch im Protokollbogen unseres Mitarbeitendengesprächs ist das Thema
Vereinbarkeit aufgeführt, so dass es auf jeden Fall zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/-
in besprochen wird. Es soll kein Tabuthema sein. Ebenso bei unserer Parkplatzvergabe: Neben Faktoren wie Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist auch die Kinderbetreuung ein Faktor, der abgefragt wird und in die Entscheidung der Vergabe einfließt.
Berichten Sie doch mal, wie sich die Rollen der Beschäftigten und der Führungskräfte in Ihrer Organisation gewandelt haben?
Unsere Führungskräfte tragen Verantwortung für ihre Mitarbeitenden. Sie schaffen den Rahmen und die entsprechende Umgebung, damit die Mitarbeitenden ihre Ziele erreichen können. Das bedeutet ein situatives und individuelles Führen, das die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege mitdenkt. Hier hat sich die Rolle der Führungskräfte in den letzten Jahren verändert, der Rahmen ist flexibler geworden, es Bedarf einem höheren Abstimmungsbedarf. Diesen neuen Herausforderungen sind wir mit entsprechenden Schulungsangeboten begegnet, wie beispielsweise dem Führen auf Distanz und dem Zusammenhalt von Teams in Zeiten von vermehrtem Home-Office.
Unsere Beschäftigten wissen, dass sie ihren eigenen Arbeitsbereich mitgestalten können, sie nehmen diese Verantwortung wahr und leisten ihren Beitrag. Sie können viel selbstbestimmter Arbeiten und haben dadurch mehr Freiheiten. Das wird geschätzt. Der Change-Prozess einer neuen Arbeitsweise festigt sich langsam, das Arbeiten mit neuer Technik, in Open-Space Büros oder von zu Hause aus erfordert von allen Seiten eine Umstellung. Wir begleiten diese Prozesse aktiv mit Schulungen, um unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden bei der Umsetzung zu unterstützen.
Die Unfallkasse Baden-Württemberg hat ihr Konzept „LRA goes digital“ mit dem UKBW Preis 2021 prämiert. Hinter „LRA goes digital“ steckt ein umfassendes Konzept zum mobilen Arbeiten. Nehmen Sie uns mit in die Entstehungsgeschichte von „LRA goes digital“.
Chancen nutzen und Risiken entgegenwirken – mit diesem Leitgedanken sind wir an das Thema Digitalisierung im Landratsamt herangegangen. Wir merkten schnell, dass Digitalisierung nicht nur „ein Thema“, sondern „das Thema“ der Zukunft sein wird. Digitalkompetenz bedeutet für uns nicht nur den richtigen Knopf drücken zu können, sondern vor allem auch ein Mindset aufzubauen. Daher haben wir unsere Mitarbeitenden von Anfang an in diese Veränderung miteinbezogen. Dies waren die ersten Schritte hin zu „LRA goes digital“. Dieser Leitsatz gilt nicht nur heute, sondern auch für die kommenden Jahre. Die voranschreitende Entwicklung neuer Möglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt treibt auch die digitale Transformation im Landratsamt an. Wir merkten schnell, dass sich das Landratsamt Lörrach in eine tiefgreifende Veränderung begeben wird. Die wachsenden Themen im Kontext der Digitalisierung haben in der Verwaltung eine neue Organisationsstruktur gefordert, welche seit August 2021 im neuen Fachbereich „Digitalisierung, IT und Organisation“ umgesetzt wurde.
Am Konzept für die Einreichung des UKBW-Preises waren das E-Government-Team, die Personalentwicklung und das Betriebliche Gesundheitsmanagement beteiligt. Für die umfassenden Angebote zur Begleitung der digitalen Transformation wurde das Landratsamt Lörrach mit dem ersten Platz ausgezeichnet. Das Preisgeld in Höhe von 10.000 Euro wurde für Gesundheitsangebote und einen dreiminütigen Imagefilm verwendet, der unser umfassendes Angebot zeigt.
Was umfasst LRA goes digital?
Die Angebote im Rahmen von „LRA goes digital“ umfassen unter anderem eine Digitalisierungs-Strategie mit Handlungshilfen, die technische Ausstattung der Mitarbeitenden im Home-Office, die neue Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten, Angebote zur physischen und psychischen Gesundheit, zahlreiche Schulungen zum mobilen Arbeiten und zum Führen auf Distanz, die Einführung der digitalen Lernplattform „ELMA“ und die Einführung der digitalen Gesundheitsplattform „machtfit“. Alle Angebote sind darauf ausgelegt, dass sie auch von unterwegs oder von zu Hause aus in Anspruch genommen werden können. Das war uns bei der Planung besonders wichtig.
Stichwort „Mitarbeitendenengagement“: Sie verfügen über spezielle Angebote für Mitarbeitende mit Familienaufgaben, z.B. die Pflegelots/-innen oder die AG Services für Familien. Wie bringen sich Ihre Mitarbeitenden bei diesen Themen ein?
Bei beiden Themen „Pflege“ und „Kinderbetreuung“ war es uns wichtig, bedarfsorientierte Angebote zu schaffen und Mitarbeitende mit Erfahrungen in diesen Prozessen zu beteiligen. Die erste Initiative ging bei beiden Arbeitsgruppen von uns aus. Wir wollten das Thema Pflege stärker bei uns verankern. Durch unser landkreisweites Netzwerk „Generationenfreundlicher Landkreis Lörrach“ wurden wir auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, interne Mitarbeitende zu sogenannten „Pflegelots/-innen“ ausbilden zu lassen. Wir schrieben die Ausbildung im Intranet aus und fünf Mitarbeitende haben sich dazu bereit erklärt, diese zu absolvieren. Sie dienen nun intern als eine erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, die akut mit Pflegeaufgaben konfrontiert sind.
Die Arbeitsgruppe Services für Familien wurde im Zuge einer Mitarbeitenden-Umfrage zum Thema Kinderbetreuung gegründet. Es wurden im Vorfeld Mitarbeitende gesucht, die Berührungspunkte und Erfahrungen im Bereich Kinderbetreuung mitbringen. Es haben sich fünf Kolleginnen gemeldet, die sich in der Arbeitsgruppe engagieren. Sie haben auch schon einige Dinge umgesetzt: So haben sie die Mitarbeitenden-Umfrage zum Thema Kinderbetreuung durchgeführt und ausgewertet. Auf Basis der Ergebnisse wurden weitere Angebote geschaffen, wie beispielsweise ein Familienzimmer, das von Mitarbeitenden mit Kindern genutzt werden kann, wenn die Kinderbetreuung mal ausfällt.
Auch für Mitarbeitende in Elternzeit haben Sie ein strukturiertes Kontakthalteprogramm ins Leben gerufen? Was sind hier die zentralen Bausteine?
Kontakt halten zu Kolleginnen und Kollegen in Elternzeit hat schon lange Tradition im Landratsamt Lörrach. Begonnen hat alles mit dem „Schnulleralarm“ – ihn gibt es bereits seit 2010. Der Schnulleralarm ist ein jährlicher Informationstermin, bei dem alle Mitarbeitenden in Elternzeit, zusammen mit ihren Kindern, ins Landratsamt eingeladen werden. Dank der Initiative „LRA goes digital“ konnten wir den Schnulleralarm während der Corona-Jahre digital durchführen und mussten ihn nicht ausfallen lassen. Aus zunächst einer Veranstaltung entwickelte sich 2018 schließlich ein ganzes Kontakthalteprogramm. Dieses Kontakthalteprogramm unterstützt die Mitarbeitenden bei der Planung ihrer Familienauszeit und bietet die notwendige Sicherheit eines geregelten Wiedereinstiegs. Das Kontakthalteprogramm ist in drei Zeiträume eingeteilt: vor, während und nach der Elternzeit. Diese Zeiträume umfassen mehrere Schritte, die die Mitarbeitenden, zusammen mit ihrer Führungskraft, besprechen. Als Gesprächsgrundlage wurde für die Umsetzung der Auszeit sowie den Wiedereinstieg der Kolleginnen und Kollegen Checklisten erarbeitet, die zusammen ausgefüllt und an das Sachgebiet Personal übergeben werden. So ist ein möglichst angenehmer Aus- und Wiedereinstieg für beide Seiten gewährleistet.
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| Quelle: Landratsamt Lörrach |
Was haben Sie im Rahmen des audit berufundfamilie noch vor?
Erst vor ein paar Monaten haben wir unsere neue Zielvereinbarung verabschiedet. Ein Schwerpunkt wird die Schaffung von Angeboten für Mitarbeitende 55+ sein. Wir sind, wie viele andere Arbeitgeber auch, aufgrund des demografischen Wandelns vor enorme Herausforderungen gestellt. Wir müssen das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitenden, die jahrelang im Dienst waren, binden. Es ist ein wertvolles Gut, welche von uns gesichert werden muss. Im Zuge der Erarbeitung der neuen Zielvereinbarung hat ein Vertiefungsmodul zum Thema Wissensmanagement stattgefunden. Mitarbeitende mit Berührungspunkten und Vorwissen zu diesem Thema haben sich in einem halbtägigen Workshop ausgetauscht und es wurde eine gemeinsame Vision entwickelt. Das Konzept zum Thema Wissensmanagement wird nun in den kommenden Jahren von uns erarbeitet.
Ein weiterer Schwerpunkt wird die regelmäßige Kommunikation zur Förderung der Sichtbarkeit der bestehenden Angebote sein. Durch das audit berufundfamilie wurden viele Angebote für unsere Mitarbeitenden geschaffen. Neue und auch bestehende Mitarbeitende und Führungskräfte sollen regelmäßig durch uns auf diese Angebote und Möglichkeiten aufmerksam gemacht werden. Über neu eingeführte Angebote, wie zum Beispiel das Familienzimmer im neuen Landratsamt-Gebäude, wird regelmäßig in einem Blog berichtet. Es wird sogar ein zweites Familienzimmer im Hauptgebäude entstehen. Darauf freuen wir uns sehr.
Zum Schluss noch Ihre Einschätzung: Das audit berufundfamilie ist Transformator, weil…
… es zu Beginn einen Grundstein legt und im Laufe der Jahre einen verlässlichen Rahmen bietet, der viel Raum für Innovationen schafft. Hier finden unsere Ideen einen Platz, werden auf den Weg gebracht und umgesetzt. Durch die letztjährige Überprüfung im Rahmen der Re-Auditierung haben wir tolles Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften bekommen – die Familienfreundlichkeit ist dank des audit berufundfamilie bei uns in der Kultur angekommen. Das audit dient uns dabei als Instrument Prozesse strukturiert anzugehen, dies über mehrere Jahre hinweg.
Auch sind wir über die professionelle Begleitung unserer Auditorin sehr dankbar. Wir haben im Laufe der Jahre gemerkt: Das audit berufundfamilie ist nur so gut, wie die Mitarbeitenden und Führungskräfte, die hinter den Maßnahmen stehen und diese vorantreiben wollen. Wir müssen alle an einem Strang ziehen. Das ist uns bisher sehr gut gelungen.
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