Freizeitprogramm ‚at its best‘: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine des betrieblichen Ferienangebots – Teil 1

An alles gedacht bei der Gestaltung der Ferienbetreuung für Mitarbeitendenkinder? (Foto: Yankrukov on pexels.com)

Ihre Organisation möchte eine Ferienbetreuung anbieten, um beschäftigte Eltern zu unterstützen? Ist bekannt, wie viele Kinder diese nutzen werden? Gibt es bereits Angebote in der Region, die genutzt werden können? Ist geklärt, wie die Anmeldung zu dem Ferienprogramm läuft? Fragen über Fragen … Wir benennen in alphabetischer Reihenfolge Erfolgsfaktoren und Stolpersteine der betrieblich gestützten Ferienbetreuung – hier in Teil 1 von A wie Angebotsrecherche bis K wie Kommunikation.

Angebotsrecherche

• Bereits existierende Ferienprogramme in der Region recherchieren
• über das Jugendamt
• über regionale Datenbanken zur Kinderbetreuung (z.B. www.bremer-ferienkompass.de)
• über das Netzwerk der Lokalen Bündnisse für Familie (https://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de)

Siehe auch „Kooperationspartner“.

Anmeldeformular

Die beschäftigten Eltern sollten frühzeitig mit einem Anmeldeformular versorgt werden

• Versand des Formulars 3 bis 4 Monate vor Start des Ferienprogramms
• Eckpunkte des Anmeldeformulars:
• Name des Kindes
• Kontaktdaten einer*eines Erziehungsberechtigten
• Zeitraum der Teilnahme des Kindes an dem Ferienprogramm (Angabe der Ferienwochen und Tageszeiten)
• Mögliche Abfrage, wie Eltern auf das Angebot aufmerksam wurden (zur Evaluierung der Wirksamkeit der unterschiedlichen Kommunikationsmaßnahmen (s.u.))

Ansprechperson

Benennung einer*eines Mitarbeitenden der eigenen Organisation

• als kontinuierliche Ansprechperson für Kolleg*innen
• als Ansprechperson für mögliche Kooperationspartner
• als Verantwortliche*r für das Projekt

Bedarfserhebung

Erhebung des Bedarfs für ein Ferienprogramm und dessen Format durch die direkte Abfrage bei den Beschäftigten.

• Fragepunkte sind u.a.
• Anzahl der Kinder
• Alter der Kinder
• Gewünschte Dauer der Betreuung
• Bevorzugte Ferienzeit

Betreuungspersonal

Das Betreuungspersonal und der Betreuungsschlüssel sind entscheidend für den Erfolg der Ferienbetreuung – ganz gleich, ob der Arbeitgeber diese selbst durchführt, mit Partnern kooperiert oder eine externe Dienstleistung beauftragt.

• Betreuungsschlüssel
• Mindestes 2 Betreuende sind zu empfehlen
• Bei erlebnisorientierten Programmen ist ein Betreuungsschlüssel von 1:5 empfehlenswert
• Bei sportorientierten Programmen kann eine Betreuungsperson auf 8 oder 10 teilnehmende Kinder reichen
• Nehmen Kinder unter 6 Jahren teil, sind zusätzliche Betreuungspersonen notwendig

• Qualifizierung und Aufgaben des Betreuungspersonals
• Zumindest die Teamleitung sollte eine pädagogische Qualifikation und Erfahrung mitbringen
• Das Betreuungspersonal sollte zusammen mit dem Arbeitgeber ein pädagogisches Konzept entwickeln, das die pädagogischen Grundsätze des Ferienprogramms klärt
• Z.B.: Soll das Programm erlebnis-, sport-, kultur- oder ein lernorientiert sein? Sollte es eine Kombination dieser Elemente bieten?
• Welche Methoden sollten Anwendung finden?
• Welche Vorgehensweisen sind empfehlenswert?

• Akquise des Betreuungspersonals
• Über Annonce in der lokalen/ regionalen Presse, Ausschreibung auf der eigenen Website, Hinweis zur Suche im Intranet (ggf. können Mitarbeitenden Tipps geben)
• Gezielte Ansprache von Tageseltern
• Pensionierte Beschäftigte, Beschäftigte in Elternzeit, Kinder von Mitarbeitenden

• Honorarvertrag bei Einstellung von Betreuungspersonen
  Die Basis bildet ein Honorarvertrag für freie Mitarbeitende – mit folgenden Punkten
• Aufgabenbereich (mit Tätigkeit, Beginn und Ende, täglichen Zeiten und Gesamtstunden)
• Ausmaß der Freiheit in der Gestaltung des Programms bzw. welche Aspekte und Weisungen von wem in das Programm mit einbezogen werden müssen
• Honorar
• Vorgehen bei Verhinderung der*des Beschäftigten
• Vertragsdauer und Kündigung
• Haftung sowie gegebenenfalls Verschwiegenheit

Evaluation

Die Evaluation ist wichtig, um das Angebot kontinuierlich verbessern zu können. Praktikabel ist als Grundlage ein Fragebogen, die die Eltern erhalten. Folgende Punkte können darin abgefragt werden:

• Alter und Verweildauer des Kindes
• Zufriedenheit mit der Organisation (Anmeldung, Räumlichkeiten, Verpflegung, Spielmöglichkeiten)
• Zufriedenheit mit der Betreuung
• Zufriedenheit mit dem Programm
• Anregungen und Verbesserungsmöglichkeiten

Ferienpass

Die teilnehmenden Kinder können einen Ferienpass erhalten oder selbst basteln, den sie immer bei sich tragen. Auf diesem wird der Name des Kindes eingetragen und die Kontaktdaten der Eltern für Notfälle vermerkt.

Kooperationspartner

Bei der Suche nach einem Kooperationspartner können folgende Anlaufstellen weiterhelfen:

• Regionale und lokale Datenbanken zur Kinderbetreuung – oft zusammengestellt von Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung – können Übersichten über Angebote und über Kooperationspartner enthalten
• Das örtliche Jugendamt kann bei der Suche nach einem Veranstalter weiterhelfen.
• Die gut 300 Lokalen Bündnisse für Familie – die selbstorganisierten Zusammenschlüsse von Personen und Institutionen aus verschiedenen gesellschaftlichen Bereichen wie Politik, Zivilgesellschaft, Wirtschaft und Verwaltung unterstützen mit bedarfsorientierten Projekten vor Ort. Unter https://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de gibt es einen Bündnisfinder.

Kommunikation

Nach der Bedarfsermittlung und der Festlegung der Art des Ferienprogramms, sollte das Angebot umfassend publiziert werden.

• Interne Kommunikation
  Vorrangiges Ziel ist, dass die beschäftigten Eltern erreicht werden. Sie sollten über Zeitraum, Ort und Betreuungszeiten, Buchungsmodalitäten, Kosten, Programm, Träger und Ansprechpersonen informiert werden.
  
  In der internen Kommunikation können dafür genutzt werden:
• E-Mails
• Intranetmeldungen
• interner Newsletter
• Betriebsversammlungen
• Mitarbeitenden-Apps

Die Benachrichtigung sollte frühzeitig erfolgen – für ein Sommerferienprogramm beispielsweise im März oder April.

• Externe Kommunikation
  Ein laufendes Ferienprogramm bietet eine hervorragende Möglichkeit für PR-Arbeit und u.a. eine Chance, das „Sommerloch“ der lokalen Medien mit einer interessanten News zu füllen, die zudem bildreich begleitet werden kann.

In der externen Kommunikation bieten sich an:

•  Meldung auf der eigenen Website
• Pressemitteilung an lokale/ regionale Medien
• Exklusive Berichterstattung ausgesuchter Medien bzw. Pressetermin (ggf. mit weiteren Persönlichkeiten, z.B. aus der Lokalpolitik)
• Social Media: LinkedIn, Facebook, Kurznachrichtenportale, Istagram, TikTok etc.

Hinweis: Bei der Verwendung von Bildmaterial ist unbedingt die vorherige Erlaubnis der Eltern einzuholen.




Vorschau:

In Teil 2 von „Freizeitprogramm ‚at its best‘: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine des betrieblichen Ferienangebots“ geht es weiter mit L wie Lohnsteuer Die Folgeausgabe erscheint am 12. August 2026.