Freizeitprogramm ‚at its best‘: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine des betrieblichen Ferienangebots – Teil 2

Eine erfolgreiche betriebliche Ferienbetreuung braucht frühe Planung und eine Evaluation,
damit sie beim nächsten Mal noch besser ist (Foto: Yankrukov on pexels.com)

Hier ist Teil 2 der alphabetisch gelisteten Erfolgsfaktoren und Stolpersteine der betrieblichen Ferienbetreuung. Darin beschäftigen wir uns u.a. mit der Frage, welche rechtliche Grundlage genutzt werden kann, um zu dokumentieren, dass sich Träger bzw. Arbeitgeber und Eltern über das Angebot einig sind. Sneak Preview: Es handelt sich um die Rahmenvereinbarung. Los geht es aber mit dem Aspekt Lohnsteuer. Den Abschluss macht die Zeitplanung.

Lohnsteuer

Wenn Arbeitgeber eine Ferienbetreuung finanzieren, ist an den geldwerten Vorteil zu denken. Denn Bezüge und Vorteile, die Arbeitnehmende aus seinem Arbeitsverhältnis erhalten und die Entlohnungscharakter haben, müssen vom Beschäftigten nachversteuert werden. Zu prüfen ist dabei, ob der Preis des Ferienprogramms günstiger als der übliche Marktpreis ist. Wenn auch andere Kinder an der Ferienbetreuung teilnehmen können, ist die Veranstaltung öffentlich zugänglich – und ist damit nicht als Entlohnung zu werten.

Um Nachversteuerungen auszuschließen, sollten die Modalitäten der Ferienbetreuung mit Jurist*innen oder Steuerberater abgesprochen werden.

Öffnung des Programms für externe Teilnehmende („Bring a friend“)

Allein an einem Ferienprogramm teilnehmen? Gerade für kleinere Kinder ist das eine Hürde. Die Schwelle zur Teilnahme kann über das „Bring a friend“-Modell verringert werden – also die Möglichkeit, dass die Kinder der Mitarbeitenden einzelne Freund*innen mitbringen. Gleichzeitig kann so die Auslastung des Programms verbessert werden. Mit der Öffnung des Programms ergibt sich zudem ein Vorteil in Bezug auf „geldwerte Leistungen“ (siehe Lohnsteuer).

Öffnungszeiten

Die Öffnungszeiten sollten sich an den Arbeitszeiten der Beschäftigten orientieren, also diese abdecken. Empfehlenswert sind feste Kernzeiten des Programms plus zusätzliche Bring- und Abholzeiten.

Public Relations (PR)

siehe Kommunikation > externe Kommunikation („Freizeitprogramm ‚at its best‘:
Erfolgsfaktoren und Stolpersteine des betrieblichen Ferienangebots – Teil 1“)

Qualität

Die Organisation bürgt für die Ferienbetreuung und wird mit diesem identifiziert. Ideal also, wenn die Qualität des Angebots hohen Ansprüchen genügt. Qualitätskriterien sind v.a.:

• das Betreuungspersonal und seine Qualifikation (siehe Betreuungspersonal, Teil 1)
• die Räumlichkeiten (siehe unten)
• die Verpflegung (siehe unten).

Von externen Dienstleistungen ist professionelle Arbeit zu erwarten. Nach Durchführung des Programms hilft eine Evaluation, die Qualität des Angebots für das nächste Jahr zu verbessern.

Rahmenvereinbarung

Eine Rahmenvereinbarung bietet die rechtliche Grundlage für die Ferienbetreuung. Sie wird zwischen Eltern und Träger abgeschlossen.


Folgende Punkte die Rahmenvereinbarung beinhalten:

• Beginn und Ende der Betreuung
• Informationen zu Betreuungskosten
• Buchung eines Mittagessens und dessen Kosten
• Abfrage von Allergien und Unverträglichkeiten
• Erreichbarkeit der Eltern im Notfall
• Einverständniserklärung für Aktivitäten wie Schwimmen oder Fahrten (bei geplanten Ausflügen)
• Namen der Erziehungsberechtigten und anderer Personen, die das Kind von der Ferienfreizeit abholen dürfen
• Aufgaben der Eltern, z.B.
• Bringen und Abholen des Kindes
• Betreuung im Krankheitsfall
• Information ans Betreuungsteam, wenn das Kind einen Tag nicht teilnimmt)
• Erlaubnis zu Foto- und/ oder Filmaufnahmen für die spätere Verwendung in der Öffentlichkeitsarbeit

Räumlichkeiten

Es empfiehlt sich, dass die Räumlichkeiten des Ferienprogramms von der Organisation/ der Arbeitsstätte aus gut zu erreichen sind. Ist dies nicht der Fall, kann ein Shuttle-Bus eingesetzt werden.

Folgende Voraussetzungen sollten die Räumlichkeiten erfüllen:

• geeignete Größe
• Außenflächen, die zum Spielen geeignet sind
• Sauberkeit und Sicherheit
• Gruppenraum mit Tischen und Stühlen, Regalen und Materialboxen
• Küche oder Kochnische mit Grundausstattung (Kühlschrank, Wasserkocher, Geschirr etc.)
• Bereich für Betreuungspersonal
• Garderobe
• ausreichend Toiletten
• Erste-Hilfe-Set
• ggf. eine Wickelecke
• möglichst einen Schlafraum – insbesondere, wenn jüngere Kinder am Programm teilnehmen. Eine Alternative ist die Einrichtung einer Kuschelecke
• ggf. Abdeckmaterialien für kostspielige Einrichtung, die lange Verwendung finden soll

Selbstverständlich sollten die Räumlichkeiten den Eigenschaften des Programms genügen. Beispielsweise ist darauf zu achten, dass entsprechende Bereiche geschaffen sind, wenn viele Bastel- und Werkaktivitäten durchgeführt werden. Ein Kochkurs verlang nach einer großen Küche.

Verfügt die Organisation oder die Kooperationspartner selbst nicht über geeignete Räumlichkeiten, müssen diese angemietet werden. Tipp: Passendes findet sich oft in Schulen oder Kitas, die während der Ferienzeit leer stehen und bereits kindgerecht konzipiert sind.

Spielzeug und Materialien

Zur Grundausstattung eines Ferienprogramms gehört altersgerechtes Spielzeug sowie Materialien zum Basteln und Malen. Ist dies – z.B. in angemieteten Kita- oder Schulräumlichkeiten – nicht bereits vorhanden, sollte alles Notwendige beschafft werden. In manchen Räumen – beispielsweise, wenn eine Schule angemietet wird – ist alles. Eine kostengünstige Alternative ist die Einbindung der Eltern: Sie können gebeten werden, am ersten Programmtag Spielzeug und weitere Utensilien mitzubringen.

Teilnehmendengruppen

Folgende Regeln gelten bei der Zusammensetzung der Freizeitgruppen:

• Kinder sollten Spielgefährt*innen in ihrem Alter haben.
• Die Gruppen sollten eine den Aktivitäten entsprechende Größe haben. Der grundsätzliche Tipp ist: weder zu groß noch zu klein.

Verpflegung

Bei der Verpflegung ist an eine Hauptmahlzeit – im Rahmen des Ferienprogramms am ehesten das Mittagsessen – und an kleine Snacks zu denken. Kinder essen anders als Erwachsene. Nicht nur kindgerecht, auch ausgewogen sollte die Verpflegung sein. Ein paar Ideen dazu:

• Organisation des Mittagessens von der hauseigenen Kantine oder einem externen Catering-Unternehmen
• Zusätzlich ausreichend Getränke wie Wasser und ungesüßte Säfte sowie kleinere Snacks wie z.B. Obst)
• Vorab Klärung, ob unter den Teilnehmenden Veganer*innen/ Vegetarier*innen sind, aus religiösen Gründen bestimmte Speisen nicht gegessen werden können oder auf Allergien gegen bestimmte Lebensmittel zu achten ist
• Nach Möglichkeit feste Essenzeiten, die oftmals auch von Eltern gewünscht sind
• Ausreichend Pausen für Snacks und Getränke – und je nach Programm auch zur Erholung

Versicherungen

Die Versicherungsfragen sind in jedem Fall vor Beginn der Ferienbetreuung zu klären; es sollten immer die*der zuständige Beschäftigte in der Organisation und die Versicherungsagentur einbezogen werden.

Folgende Varianten sind dabei denkbar:

Ferienbetreuung – alleinig durch die eigene Organisation angeboten

• Kinderunfallversicherung für die am Ferienprogramm teilnehmenden Kinder über die gesamte Dauer des Programms
• Haftpflichtversicherung für das Betreuungspersonal
• ggf. Gebäude- und Brandschutzversicherung für die Räumlichkeiten – Klärung mit Inhaber*in/ Vermieter*in

Die Kosten der einzelnen Versicherungen sind abhängig von der Betreuer*innen- und Teilnehmendenzahl, der Dauer und der Frage, ob es sich um Tagesprogramme oder Programme mit Übernachtungen handelt.

Bei weiteren Modellen (z.B. Kooperationen)

In jedem Fall sollte mit dem Kooperationspartner, dem Dienstleister oder den Eltern abgeklärt werden, ob der Träger die erforderlichen Versicherungen abgeschlossen hat.

Zeitplanung

Die Planung des Ferienprogramms sollte frühzeitig erfolgen. Bei Planung für die Sommerferien, hat sich in der Praxis bewährt,

• im Spätherbst davor eine Bedarfserhebung in der Organisation durchzuführen (siehe Bedarfserhebung, Teil 1). Auf deren Grundlage kann das geeignete Modell bestimmt werden.
• bis Anfang April die Eckdaten des Programms festzulegen:
• Art des Programms
• Räumlichkeiten
• Verpflegung
• Öffnungszeiten
• ebenfalls bis Anfang April die Anmeldeformulare und Elterninformationen zu versenden (siehe Anmeldeformular, Teil 1).
• im April – bzw. nach der verbindlichen Anmeldung der teilnehmenden Kinder – Betreuungspersonal einzustellen bzw. zu bestimmen.

Angemerkt werden muss aber, dass es ratsam sein kann, früher einzusteigen – insbesondere, wenn es sich um aufwendige Programme oder welche mit spezifischen Gestaltungselementen handelt oder Kooperationspartner und Dienstleister involviert werden sollen.

Nach Ende des Ferienprogramms sollte der Aufwand einer Evaluation (z.B. inklusive Erfahrungsaustausch mit Eltern) nicht gescheut werden, um Folgeausgaben gezielt optimieren zu können.


Teil 1 von „Freizeitprogramm ‚at its best‘: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine des betrieblichen Ferienangebots“ ist hier abrufbar.